Самое главное:

• Пересылка документов обычными вложениями приводит к появлению копий, путанице в версиях и переполнению почтовых ящиков. 

• Единый контур объединяет почту и корпоративное хранилище. Сотрудники работают с актуальной версией документа, отправляют крупные файлы по ссылке, а компания управляет правами получателей. 

• Корпоративный сервер Р7 — это интеграция почты и облачного хранилища в одном решении. При создании письма достаточно выбрать файл в хранилище, и система автоматически сгенерирует ссылку.

Стандартный способ обмена документами — электронная почта. Обычные вложения в письмо подходят для разовой отправки файлов, но если документ последовательно согласуют несколько сотрудников, у каждой версии появляется отдельная копия. Это усложняет поиск и мешает контролировать доступ.

• Появляется несколько версий документа.

Менеджер отправляет договор в финансовый отдел, получает исправленный файл, а затем пересылает его юристу. После каждого этапа в почтовой цепочке появляется новая версия.

В результате:

• файлы дублируются в почтовых ящиках и на компьютерах сотрудников;

• обсуждение распределяется по нескольким письмам;

• участники согласования могут внести изменения в устаревшую версию;

• на подпись клиенту иногда отправляют документ со старыми ценами, реквизитами или неисправленными ошибками.

Сотрудникам приходится сравнивать файлы вручную и выяснять, какая версия актуальна.

• Возникают ограничения на размер вложений.

Почтовые сервисы устанавливают лимиты на размер одного письма и вложенных файлов. Эти лимиты зависят от сервиса и настроек почтового сервера отправителя или получателя. Если презентация, фотоотчет или архив превышает допустимый объем, письмо может быть отклонено при отправке или получении.

Сотруднику приходится сжимать файл, делить архив на части или искать другой способ передачи. Копии вложений также занимают место в почтовых ящиках и на локальных дисках.

• Рабочие файлы попадают в неконтролируемые каналы.

Чтобы обойти ограничения почты, сотрудники могут загружать документы в личные облачные хранилища или пересылать их через личные аккаунты в мессенджерах. В этом случае компания не управляет настройками доступа и не всегда может установить, кому был передан файл.

После увольнения работника документы могут остаться в его личном хранилище или переписке. Компания не сможет заблокировать такой аккаунт и отозвать ранее предоставленный через него доступ. Из-за этого растет риск неконтролируемого распространения клиентских баз, договоров, финансовых документов и других внутренних материалов.

Единый контур — это концепция, при которой разрозненные информационные системы и сервисы объединены в одну среду. Сотрудник может отправить обычное вложение или предоставить получателю ссылку на файл, который хранится на общем корпоративном диске. В результате почта и документы остаются в одной рабочей системе.

Основные преимущества для бизнеса:

• Меньше копий документов. Если сотрудники открывают один файл по ссылке, изменения сохраняются в нем.

• Снижение нагрузки на почтовые ящики. Большие файлы удобно хранить на диске, а в почте — передавать ссылку на документ.

• Управление доступом. Для ссылки можно выбрать права получателя, установить пароль и срок действия, а при необходимости отозвать доступ. 

Решение выбирают исходя из ИТ-компетенций, требований к безопасности и бюджета. Бизнесу нужна система, где почта и облачное хранилище работают вместе, так как в этом случае исключено распространение информации вне защищенного контура.

Не следует открывать общее хранилище всем сотрудникам. Пользователь должен видеть только те документы, которые необходимы ему для работы. Например, менеджеру по продажам не нужен доступ к сведениям о зарплатах, а стажеру — право удалять договоры. 

Для подразделений и проектов создайте отдельные папки, назначьте роли и определите права на чтение, комментирование, редактирование и удаление. При передаче документов клиентам и контрагентам разрешайте только необходимые действия, устанавливайте пароль и срок действия внешней ссылки. Если файл больше не нужен получателю, доступ следует отозвать.

Объясните, как выбирать файл с общего диска, настраивать права получателя, сохранять почтовые вложения в хранилище и отзывать доступы. 

Проведите короткое обучение или подготовьте памятку. В первые недели после перехода собирайте вопросы сотрудников и корректируйте инструкции, если какие-либо действия вызывают затруднения.