Если покупатель забирает товар самостоятельно без привлечения транспортной компании, то накладную не оформляют. Договора перевозки нет, а факт передачи товара фиксируют в УПД и путевом листе.

Транспортная накладная нужна, если для самовывоза покупатель нанимает перевозчика. Тогда грузоотправителем будет покупатель, ведь именно он заключает договор перевозки. Это правило следует из ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

В УПД на практике чаще всего в качестве грузоотправителя указывают поставщика, так как именно с его склада осуществляют отправку.

При этом можно указывать в УПД и покупателя — такое расхождение не считается критичной ошибкой и не может служить основанием для отказа в вычетах НДС. Но только если остальные реквизиты позволяют однозначно идентифицировать стороны, товар и сумму налога по п. 2 ст. 169 НК.