Для учета расходов на ГСМ в затратах достаточно грамотно закрепить в документах саму обязанность компании нести эти расходы.

Сам приказ не создает обязанности оплаты ГСМ, это следует из договора аренды. ИП стоит в договоре и приказе четко прописать, что арендатор несет расходы на содержание автомобиля.

В вводной части приказа указывают ФИО и должность руководителя, наименование арендованного автомобиля и реквизиты договора аренды.

В распорядительной части приказа указывают:

1. ИП использует

   автомобиль для служебных поездок руководителя.

2. Расходы на ГСМ несет арендатор. Можно сформулировать так: «Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов».

3. Назначение ответственного лица, которое будет ответственно за контроль расхода ГСМ (например, главный бухгалтер или сотрудник, в чьи обязанности входит ведение учета).

4. Порядок подтверждения расходов: в конце периода (месяца) руководитель предоставляет авансовый отчет с чеками с АЗС, а также заполненные путевые листы.

В заключительной части руководитель ставит подпись и актуальную дату.