Предварительная проверка авансового отчета обычно состоит из повторяющихся действий:

• пересчитать приложения;

• извлечь даты и суммы;

• определить продавцов;

• проверить арифметику;

• сопоставить документы с указанными расходами;

• найти позиции без подтверждения;

• отметить нечитаемые фрагменты;

• подготовить вопросы сотруднику.

На этом этапе ИИ работает как внимательный помощник. Он не решает, можно ли признать расходы или принять НДС к вычету.

В комплекте могут находиться:

• кассовые чеки;

• товарные чеки;

• билеты;

• маршрутные квитанции;

• счета из гостиницы;

• квитанции;

• акты;

• накладные;

• объяснительные записки;

• другие подтверждения расходов.

Конкретный набор зависит от цели выдачи денег и правил компании.

Подтверждающие документы должны позволять установить содержание операции. Общие требования к первичным документам содержатся в статье 9 закона № 402-ФЗ.

Не загружайте сразу папку из пятидесяти фотографий. Сначала:

1. Присвойте каждому файлу понятное имя.

2. Разверните перевернутые изображения.

3. Удалите пустые страницы.

4. Объедините страницы одного документа.

5. Отдельно приложите обезличенную таблицу авансового отчета.

6. Укажите сумму полученного аванса.

Пример названий:

• 01_чек_канцелярия.jpg;

• 02_билет_владивосток_москва.pdf;

• 03_гостиница.pdf;

• 04_объяснение.txt.

Так нейросети будет проще ссылаться на конкретное приложение.

Проведи предварительную проверку приложенного авансового отчета и подтверждающих документов.

Не принимай решение о признании расходов, вычете НДС и соответствии затрат деятельности компании. Не придумывай отсутствующие сведения.

Для каждого приложения определи:

• имя файла;

• вид документа;

• дату;

• продавца или исполнителя;

• назначение расхода;

• общую сумму;

• сумму НДС, только если она прямо указана;

• номер документа;

• качество изображения;

• какие поля не удалось распознать.

Затем сопоставь приложения со строками авансового отчета.

Результат представь в таблице:

• строка отчета;

• заявленная сумма;

• подтверждающий файл;

• сумма по документу;

• совпадение дат;

• статус: «совпадает», «есть расхождение», «документ не найден» или «нужна ручная проверка»;

• вопрос сотруднику.

Отдельно перечисли:

• строки без подтверждающих документов;

• документы, не указанные в отчете;

• повторяющиеся чеки;

• расхождения в суммах;

• нечитаемые документы;

• расходы, назначение которых невозможно понять из представленных материалов.

Не рассчитывай НДС самостоятельно и не восстанавливай неразборчивые цифры по смыслу.

Сотрудник указал:

ИИ обнаружил:

• чек на канцтовары — 4 580 рублей;

• две квитанции такси по 600 рублей;

• счет из гостиницы — 18 000 рублей;

• еще один чек на 790 рублей, которого нет в отчете.

Вместо общего сообщения «в отчете что-то не сходится» бухгалтер получает конкретные вопросы:

• почему в строке с канцтоварами указано 4 850 рублей вместо 4 580;

• относится ли дополнительный чек на 790 рублей к этому отчету;

• приложен ли документ, подтверждающий цель поездки на такси.

Нейросеть не подтверждает:

• подлинность кассового чека;

• действительность QR-кода;

• полномочия сотрудника совершить расход;

• связь покупки с деятельностью компании;

• соблюдение внутренних лимитов;

• возможность признать расходы;

• право на вычет НДС;

• достоверность рукописной подписи.

Кассовый чек должен содержать установленные законом реквизиты. На возможность использования чеков с QR-кодом для подтверждения расходов также обращала внимание ФНС. Однако изображение QR-кода в файле еще не подтверждает его действительность — это проверяется отдельно.

В документах могут находиться:

• ФИО сотрудника;

• сведения о поездках;

• номера билетов;

• телефоны;

• данные банковских карт;

• адрес проживания;

• подписи.

Перед загрузкой во внешний сервис удалите сведения, которые не нужны для проверки. Если комплект нельзя нормально обезличить, использовать публичную нейросеть не следует.

После отчета ИИ необходимо проверить:

• оригиналы или допустимые электронные документы;

• реальность и цель расходов;

• правильность оформления;

• соответствие локальным правилам компании;

• наличие необходимых согласований;

• налоговые последствия;

• окончательную сумму задолженности или перерасхода.

ИИ помогает найти расхождение. Решение о том, что с ним делать, остается за бухгалтером.

Не просите нейросеть: «Проверь авансовый отчет и скажи, можно ли принять расходы».

Безопасная задача звучит иначе:

Сопоставь строки отчета с приложениями и покажи, где не сходятся документы, даты и суммы.

Так ИИ сокращает ручную проверку, но не принимает учетных и налоговых решений.

Роман Ткачев — эксперт по автоматизации корпоративных процессов и практическому применению ИИ в работе корпоративных служб.