Отправляя сотрудника в командировку, в том числе за рубеж, работодатель должен компенсировать ему расходы, связанные с такой поездкой. При условии документального подтверждения возмещению подлежат:
— расходы на проезд, в том числе до места выезда или вылета и обратно, а также провоз багажа;
— аэропортовые и комиссионные сборы;
— расходы на оплату жилья и услуг связи.

Если сотрудник выезжает за границу, компенсировать нужно и такие расходы:
— на получение виз и служебного или диппаспорта;
— связанные с обменом валюты в банке;
— оплата полиса ДМС, если он требуется для въезда в страну.

Перечисленные расходы являются объектом обложения страховыми взносами, но в базу для расчета взносов не входят, если подтверждены документами. Их сотрудник должен передать работодателю после возвращения из поездки.

В письме № 03-15-05/66833 от 03.08.2026 Минфин ответил на вопрос, нужно ли включать в базу по взносам стоимость страхового полиса, которую сотрудник приобрел вместе с авиабилетом. Такая страховка является добровольной и приобретается по желанию пассажира.

Финансовое ведомство отметило, что Налоговый кодекс исключает из базы по взносам два вида страховки. Одна из них – это полис для въезда в страну, а вторая – добровольное личное страхование работников. Но чтобы исключить такую страховку из СВ-базы, должны быть соблюдены условия:
— заключает договор и оплачивает взносы работодатель;
— срок договора не менее 1 года;
— страховка покрывает медицинские расходы работника;
— лечебные учреждения имеют лицензию;
— страховой случай – причинение вреда здоровью сотрудника или его смерть.

Таким образом, полис, который сотрудник приобрел вместе с билетом, не отвечает установленным требованиям. Он действует лишь на время поездки и страхует от задержки рейса или непредвиденных ситуаций во время перелета. Поэтому стоимость полиса, компенсированную работодателем, нужно включить в страховую базу и начислить взносы.