Mit Adobes Portable Document Format – kurz PDF – hat jeder PC- oder Smartphone-Nutzer gelegentlich zu tun. Während das Öffnen und Anzeigen solcher Dateien mit dem PDF-Viewer

grundsätzlich kostenlos ist, lässt sich PDF-Erfinder Adobe die Funktionen zum Erstellen, Bearbeiten und Schützen seines Dateiformats gut bezahlen. Solche Pro-Funktionen setzen ein

voraus, das aktuell mindestens 23,79 Euro im Monat kostet. In diesem Artikel zeigen wir deshalb, wie Sie PDF-Dateien bearbeiten, ohne dafür zu bezahlen.

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Der vor über 30 Jahren eingeführte Dateityp ist noch immer das meistverwendete Format für den Austausch von Dokumenten über mobile Datenträger oder das Internet. Das Erfolgsgeheimnis der PDF-Datei liegt in der originalgetreuen Darstellung der ursprünglichen Dokumente inklusive der vom Verfasser gewählten Schriften, Bilder und Textformatierungen. Das gibt dem Absender die Gewissheit, dass sein Dokument beim Empfänger auch genau so ankommt wie gewünscht. Zudem sind PDF-Dateien universell nutzbar und sehen überall gleich aus, egal, welches Endgerät oder Betriebssystem der Empfänger nutzt.

Um Tippfehler in einem PDF kostenlos zu korrigieren, müssen Sie es nur in ein editierbares Format umwandeln. Das geht zum Beispiel mit Microsoft Word oder der Gratis-Software

. Und zwar so:

Word: Öffnen Sie das PDF in Word. Dann klicken Sie auf OK, gegebenenfalls auf Bearbeitung aktivieren sowie OK und beseitigen die Tippfehler. Zum Sichern wählen Sie Datei und Speichern unter, wählen den Speicherort sowie einen Dateinamen, stellen als "Dateityp" PDF ein und klicken auf Speichern. Beim Schließen von Word klicken Sie auf Nicht speichern, um die konvertierte Word-Datei zu verwerfen.

LibreOffice: Im Startfenster klicken Sie auf Writer Textdokument, dort auf Datei, Öffnen, das PDF und auf Öffnen. Nun können Sie das Dokument direkt bearbeiten. Zum Speichern klicken Sie auf Datei, Exportieren als und Direkt als PDF exportieren. Wählen Sie einen anderen Dateinamen, und klicken Sie auf Speichern. Beim Beenden von LibreOffice klicken Sie auf Nicht speichern, um die konvertierte Text-Datei zu verwerfen.

Foto: COMPUTER BILD

Wussten Sie, dass der kostenlose

von Adobe einen Präsentationsmodus hat? Um den zu nutzen, gestalten Sie Ihre "Folien" zum Beispiel in Form von Word-Seiten und speichern sie wie im vorigen Tipp beschrieben als PDF-Datei. Diese öffnen Sie dann nach Klicks auf Dein Computer und Durchsuchen im Acrobat Reader, starten die Präsentation mit dem Tastenkürzel Strg+L und blättern mit der Maus, der Leertaste oder den Pfeiltasten durch das Dokument. Die Präsentation beenden Sie mit der Esc-Taste – wie bei PowerPoint!

Noch hübscher wird es, wenn Sie nach Klicks auf Menü, Einstellungen und Vollbild die "Hintergrundfarbe" auf Weiß, den "Maus-Cursor" auf Nicht sichtbar und den "Standardübergang" auf Verblassen einstellen und das Ganze mit OK bestätigen.

Dank der "Creative Cloud" im Acrobat Reader können Sie jederzeit von mehreren Geräten auf Ihre PDFs zugreifen. Das ist etwa praktisch, wenn Sie unterwegs auf Büro-Dateien zugreifen möchten. Dazu brauchen Sie nur ein kostenloses Adobe-Konto ("Adobe ID") und erhalten dauerhaft zwei Gigabyte kostenlosen Speicherplatz. So klappt es:

Windows: Im Acrobat Reader klicken Sie oben rechts auf Anmelden und loggen sich entweder in ein bestehendes Adobe-Konto ein oder registrieren sich nach einem Klick auf Konto anlegen neu. Um ein geöffnetes PDF in Ihrer Adobe-Cloud zu speichern, klicken Sie im Programm oben rechts auf die kleine Wolke mit dem Pfeil. Wenn Sie nun auf das Haus-Symbol oben links klicken, sehen Sie das PDF in der Liste "Zuletzt verwendet" mit einem Wolkensymbol. Es ist sofort auf Ihren mobilen Geräten (siehe unten) sowie auf der Internetseite

verfügbar.

Smartphone/Tablet: Installieren Sie die Gratis-App Adobe Acrobat Reader für

beziehungsweise

. Nach dem Start tippen Sie auf Mit Adobe anmelden und loggen sich mit der oben erstellten Adobe ID an. Schließen Sie die Werbung für die Premium-Version mit einem Tipper auf X. Ihre unter Windows gespeicherten Dokumente finden Sie dann direkt auf der Startseite unter "Zuletzt verwendet". Um ein am Smartphone lokal geöffnetes PDF in der Cloud zu sichern, tippen Sie auf die drei Punkte und dann auf Im Adobe Cloud-Speicher speichern (Android) beziehungsweise In Cloud-Speicherplatz von Adobe speichern (iOS). Es erscheint kurz darauf auch am PC unter "Zuletzt verwendet".

Möchten Sie ein PDF-Dokument von einem Kollegen kommentieren, ohne es selbst zu ändern? Dann öffnen Sie es per Doppelklick im Acrobat Reader und klicken in der Werkzeugleiste oben links auf die kleine Sprechblase. Hier haben Sie diese Optionen:

Zum Speichern schließen Sie das PDF, wählen Ja, den gewünschten Speicherort, einen neuen Dateinamen und klicken auf Speichern. Diese Kopie schicken Sie dem Verfasser. Der sieht Ihre Kommentare nach Klicks auf die dazugehörigen Symbole in der Kommentarspalte. Eingebettete Dateien lassen sich nach einem Rechtsklick auf die jeweilige Büroklammer auf dem Datenträger speichern.

Zurücklehnen und ein Dokument einfach vorlesen lassen – das klappt mit der Sprachausgabe im Acrobat Reader. Um die Funktion einzuschalten, klicken Sie im Menü auf Anzeige, Sprachausgabe und Sprachausgabe aktivieren. Nach erneutem Öffnen des Menüs können Sie die Wiedergabe mit einem Klick auf Bis zum Ende des Dokuments lesen starten sowie im gleichen Menü anhalten (pausieren) oder stoppen.

Kommt nur deutsch-englisches Kauderwelsch, drücken Sie Strg+K, entfernen unter "Lesen" den Haken Standardstimme verwenden und wählen in der Auswahlbox "Stimme" eine andere Option. Nach einem Klick auf OK starten Sie die Wiedergabe erneut.

Um eine Webseite komplett abzufotografieren, erzeugen Sie am besten ein PDF. Das geht auch ohne Adobe-Abonnement, einfach per Druckfunktion im Browser. So klappt es beispielsweise in Firefox, Chrome und Edge:

Klappt es mit Ihrem Browser auf diese Weise nicht, installieren Sie den genialen

(siehe nächster Tipp). Bei der Installation richtet die Software einen Druckertreiber ein, mit dem Sie PDFs aus beliebigen Programmen erzeugen. Dazu drücken Sie Strg+P, wählen den virtuellen Drucker PDF24 und klicken auf Drucken. Wie Sie das PDF im erscheinenden Programm speichern, steht im nächsten Tipp.

Möchten Sie zum Beispiel ein neues Zeugnis in eine bestehende PDF-Bewerbung einfügen oder einen alten Lebenslauf daraus löschen? Auch das klappt mit dem

. Nach dem Start der PDF24 Toolbox klicken Sie auf PDFs organisieren und öffnen im integrierten Dateimanager das gewünschte PDF per Doppelklick. Oder Sie erstellen per Klick auf das Plus-Symbol in der Menüleiste ganz oben und auf Leere Datei ein neues PDF. Nun erscheint das geöffnete PDF in einer Übersicht, und Sie können darin enthaltene Seiten mit der Maus beliebig an eine andere Stelle verschieben. Möchten Sie eine Seite aus dem PDF löschen, klicken Sie darauf und drücken die Taste Entf.

Um Seiten aus einem anderen PDF einzufügen, ziehen Sie es aus dem integrierten Dateimanager in den Bereich "Ziehen Sie ein Dokument hierher", worauf die Dokumentenvorschau unter Ihrem bereits geöffneten PDF erscheint. Anschließend ziehen Sie die gewünschte Seite aus dem unteren ins obere PDF. Sie können auf die gleiche Weise auch andere Dokumente importieren, etwa Word-Dateien oder Bilder.

Um das Ziel-PDF zu speichern, klicken Sie dort oben rechts auf das Diskettensymbol, wählen bei Bedarf eine Qualitätsstufe oder klicken auf Nur zusammenstellen. Danach tippen Sie den gewünschten Dateinamen ein, legen den Speicherort fest und klicken auf Speichern. Die importierten Dokumente schließen Sie mit Klicks auf X und gegebenenfalls Nein.

Wer mit dem Acrobat Reader PDFs vor unbefugter Nutzung schützen will, braucht ein kostenpflichtiges Abo. Gratis geht es ebenfalls mit dem PDF24 Creator (siehe oben):

Übrigens: Um sich als Urheber des PDFs zu verewigen, wählen Sie im Fenster "Formatierungseinstellungen" die Option Info, setzen den Haken "Informationen verwenden" und tippen bei "Autor" Ihren Namen ein. Unter Wasserzeichen können Sie zum Beispiel einen Texthinweis wie "Vertraulich" über Ihr PDF legen.

Auch Mac-Nutzerinnen und -Nutzer brauchen kein Abo oder zusätzliches Programm zur PDF-Bearbeitung. Das Apple-Betriebssystem hat bereits viele Bearbeitungsfunktionen an Bord. So geht es:

Öffnet Ihr PC die Dateien nicht automatisch mit dem Acrobat Reader, sondern zum Beispiel mit Ihrem

, ändern Sie das wie im Folgenden beschrieben:

Angezeigte PDFs erhalten jetzt automatisch das Symbol des Acrobat Readers und werden per Doppelklick darin geöffnet.