Ликвидация контрагента до передачи актов, УПД или других закрывающих документов не означает автоматическую потерю расходов в налоговом учете. Компания может подтвердить реальность сделки другими документами, рассказала «Клерку» основатель и управляющий владелец «Центра защиты бизнеса», профессиональный бухгалтер и налоговый консультант Ирина Смирнова.

Ст. 252 НК РФ позволяет учитывать расходы на основании документов, которые косвенно подтверждают затраты. При этом договора и платежного поручения недостаточно: они подтверждают намерения сторон и оплату, но не объем фактически выполненных работ.

Поэтому бухгалтеру нужно собрать доказательства результата сделки. Это могут быть проектная документация, программный код, маркетинговые отчеты, дизайн-макеты, заключения специалистов, электронные логи, путевые листы или пропуска на объект.

Если получить закрывающие документы от исполнителя уже невозможно, компания может оформить односторонний акт. Форму документа бизнес разрабатывает самостоятельно. Смирнова также рекомендует приложить бухгалтерскую справку с описанием ситуации и выписку из ЕГРЮЛ.

При этом значение имеет причина, по которой контрагент прекратил существование. Если ФНС принудительно исключила его из ЕГРЮЛ из-за недостоверных сведений, риски выше: инспекция может усомниться в реальности сделки, поэтому потребуется более серьезный комплект подтверждений.

При банкротстве документы об объемах и стоимости работ можно запросить у конкурсного управляющего, пока производство еще идет. После завершения банкротства и исключения компании из ЕГРЮЛ такой возможности уже не будет.

Сложнее ситуация с входным НДС. Ст. 171 и 172 НК РФ связывают право на вычет со счетом-фактурой, поэтому одностороннего акта для вычета НДС недостаточно.

Если сохранилась только скан-копия УПД, налоговая может отказать в вычете. Тогда компании придется отстаивать свою позицию, в том числе с учетом обстоятельств сделки и имеющихся доказательств.

Риски возникают и в ситуации, когда расходы уже отразили в учете до ликвидации исполнителя. При проверке ФНС может запросить оригиналы документов и при их отсутствии попытаться исключить затраты из налоговой базы.

Если это приведет к недоимке, штраф по ст. 122 НК РФ может составить 20% от неуплаченного налога, а при доказанном умысле — 40%.

Смирнова советует в такой ситуации самостоятельно проверить учет и при необходимости подать уточненную декларацию. Если сроки подачи декларации и уплаты налога уже прошли, для освобождения от штрафа при соблюдении условий ст. 81 НК РФ нужно сначала погасить недоимку и пени, а затем подать уточненку.