Счет-фактура (СФ) относится к числу первичных налоговых документов, оформляемых продавцом при совершении операций по реализации товаров, выполнению работ или оказанию услуг. Его задача — обосновать сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую уплате по итогам сделки.

Для продавца правильно оформленный счет-фактура служит базой для исчисления НДС. Для покупателя он же дает возможность на законных основаниях заявить предъявленный налог к вычету.

Закон предписывает выставлять счет-фактуру в таких случаях:

• выполняется отгрузка продукции на территории РФ, если данная операция попадает под обложение НДС;

• оказываются услуги либо выполняются работы, признаваемые объектом налогообложения по НДС;

• происходит передача имущественных прав — например, на результаты интеллектуального труда, арендные отношения или лицензионные соглашения;

• продавцу поступает аванс в счет ожидаемой поставки. На сумму такого аванса в обязательном порядке составляется самостоятельный СФ.

Применительно ко всем перечисленным случаям срок выставления счет-фактуры на аванс в 2026 году составляет 5 календарных дней от даты осуществления операции.

Счет-фактуру разрешено не оформлять, если:

• реализуемые товары, услуги или работы освобождены от НДС;

• продавец работает на спецрежимах (УСНО, патент, ЕСХН) и не имеет статуса плательщика НДС;

• осуществляются экспортно-импортные операции, которые по нормам российского права не подлежат обложению НДС.

С 2026 года  образец заполнения счет-фактуры был изменен по причине увеличения основной ставки НДС с 20% до 22%. Кроме того, с 01 января в унифицированный бланк счет-фактуры включены следующие реквизиты:

• если поставка осуществляется за счет ранее перечисленного аванса, следует фиксировать номер и дату авансового счет-фактуры;

• для ИП вместо привычных данных свидетельства о госрегистрации вносится ОГРНИП вместе с датой его присвоения.

Также важно учитывать следующие особенности:

• В бланке появилась строка 5б — она предназначена для указания реквизитов авансового счет-фактуры 

• В книгу покупок включена графа 7а — с ее помощью фиксируются вычеты по авансам.

• В книгу продаж добавлена графа 11а для отражения отгрузок в счет аванса.

Отдельно для ставки 22% отведены графы 14 и 17, для ставок 20% и 18% — графы 14а и 17а. Все изменения введены в действие Постановлением № 26, принятым Правительством РФ 23.01.2026.

На сегодняшний день налогоплательщики используют следующие виды формы счет-фактуры:

• бумажный бланк с учетом последних правок — обязателен к применению с 01 апреля 2026 года на основании Постановления Правительства от 23.01.2026 № 26;

• электронная форма, соответствующая базовому формату (утверждена приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@);

• электронная версия для корректировочного счет-фактуры — действует с 19.04.2026, при этом переходный этап продлится до 01.04.2027.

Приказом ФНС от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@ обновлены форматы книг покупок, книг продаж, а также журнала учета. Все изменения вступают в силу с 1 июля 2026 года.

С 2026 года в бланке СФ появились позиции, обусловленные ужесточением контроля за движением отдельных товаров:

• Код товара — используется для точной идентификации внутри учетных систем.

• Прослеживаемость — касается товаров, включенных в Национальную систему прослеживаемости. В графах 11–14 счет-фактуры предписано отражать регистрационный номер партии, единицы измерения, количество и стоимость прослеживаемого товара без учета НДС.

• Цифровой знак — предполагает указание кодов маркировки для отдельных групп продукции.

В конфигурации «1С:Бухгалтерия» создание СФ производится путем его формирования на основе первичного бланка на реализацию или поступление товара.

Алгоритм оформления СФ при отгрузке покупателю выглядит так:

1. Через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» создают документ продажи, в который заносят все реквизиты контрагента и номенклатуру с указанием ставки НДС.

2. Сформированный документ служит базой для выписки счет-фактуры — для этого нужно кликнуть «Выписать счет-фактуру». В качестве альтернативного решения можно использовать опцию «Создать на основании» и выбрать из предложенного перечня «Счет-фактура выданный».

3. Для получения бумажного экземпляра  следует нажать на «Печать» на панели инструментов.

Завершающий шаг — контроль составленных программой проводок: корректность списания себестоимости, отражение выручки и начисление НДС к уплате.

Правила оформления счет-фактур при получении аванса меняются. Пока отгрузка не состоялась, необходимо зарегистрировать счет-фактуру на аванс. Первый вариант — открыть «Поступление на расчетный счет» с последующим выбором команды «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный». Второй способ — через блок «Банк и касса» → подраздел «Регистрация счетов-фактур» → пункт «Счета-фактуры на аванс». Пользователь кликает «Заполнить», и система выполняет автоматический поиск всех авансовых платежей за выбранный период.

Основные случаи, когда выставляется корректировочная счет-фактура, — это:

1. Пересмотр цены — вследствие предоставления скидки, уточнения ранее согласованной цены либо постановления суда.

2. Изменение количества — по причине недопоставки, обнаружения пересортицы либо фиксации недостачи в процессе приемочных мероприятий.

3. Возврат продукции — в связи с браком, повреждением товара или по условиям договора.

Важно учитывать различие между корректировочным и исправленным счет-фактурой. Первый составляют, когда стороны договорились об изменении условий уже исполненной поставки (цена или объем продукции). Второй — когда в исходном бланке обнаружена неточность в реквизитах (некорректный ИНН, арифметическая ошибка в сумме, неверный адрес). Чтобы оформить исправленный документ, согласие контрагента не требуется.

Разница между видами СФ представлена в таблице:

Правила оформления корректировочного счета-фактуры указывают: выставить его нужно в течение 5 календарных дней с даты, когда стороны согласовали изменения. Моментом согласования служит дата подписания дополнительного соглашения, обмен письменными уведомлениями либо направление продавцом официального извещения контрагенту.

С 2026 года обновлены электронные шаблоны КСФ. В обновленном бланке указывают:

• прежние и новые значения (цена, количество, стоимостной показатель, НДС);

• итоговую разницу между первоначальными и скорректированными данными (с положительным или отрицательным знаком).

Обязательное приложение к КСФ — первичный документ, свидетельствующий о добровольном согласии покупателя на пересмотр стоимости (допсоглашение или ответное письмо на претензию).

Если контракт не предусматривает возможность возврата, но продавец принимает продукцию обратно, подобная операция оценивается как самостоятельная сделка купли-продажи/ В учете она отражается как обратная реализация, а не как корректировка.

1. Вызвать исходный документ реализации, в меню выбрать «Создать на основании» → «Корректировка реализации».

2. В открывшейся форме внести измененные параметры — скорректировать цену или количество (в большую либо меньшую сторону).

3. После заполнения всех граф нужно выбрать создание КСФ нажатием соответствующей кнопки.

Завершающий этап — верификация проводок, автоматически предложенных программой, а также принятие НДС к вычету посредством регламентной обработки «Формирование записей книги покупок» (закладка «Уменьшение стоимости реализации»).

Электронный счет-фактура (ЭСФ) — цифровой аналог бумажного варианта, обмен которым между участниками сделки осуществляется через операторов электронного документооборота (ЭДО). При условии соблюдения всех нормативных предписаний ЭСФ наделяется полноценной юридической силой наравне с бумажным оригиналом.

Базовое условие допустимости обмена цифровыми бланками — заверение электронного СФ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) должностного лица, обладающего соответствующими полномочиями. Таким правом наделены генеральный директор и главный бухгалтер. Круг уполномоченных сотрудников может быть расширен на основании внутреннего приказа или оформления машиночитаемой доверенности (МЧД).

С 1 июля 2026 года начинает действовать обновленный регламент взаимодействия при обмене электронными счет-фактурами. Вместо двух самостоятельных документов — извещения о получении и уведомления об уточнении — вводится единое универсальное сообщение, для которого электронная подпись более не требуется. Данное нововведение призвано сократить временные затраты на подтверждение операций и упростить процедуру документооборота.

Обязательность заверения счет-фактур усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) прямо закреплена в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Иные виды подписей — простая или неквалифицированная — для этих целей не применяются

Важно: если счет-фактура заверен подписью, не отвечающей критериям квалифицированной, налоговые органы вправе признать вычет по НДС необоснованным.

Передача электронных счет-фактур между хозяйствующими субъектами осуществляется исключительно по телекоммуникационным каналам через операторов электронного документооборота (ЭДО). Перечень аккредитованных операторов размещен на официальном интернет-ресурсе ФНС России.

Для запуска процесса обмена электронными счет-фактурами требуется пройти три последовательных этапа:

1. Выбрать оператора ЭДО, имеющего действующую аккредитацию.

2. Получить квалифицированную электронную подпись в одном из аккредитованных удостоверяющих центров.

3. Согласовать с контрагентами переход на ЭДО и утвердить регламент взаимодействия.

Порядок внесения правок в счет-фактуру определяется с учетом характера неточности. критические ошибки, которые не дают возможности однозначно идентифицировать сделку, требуют оформления исправленной счет-фактуры. Некритические недочеты можно оставлять без исправления.

Обратите внимание: исправленный СФ — это самостоятельный документ, а не отредактированная версия прежнего.

Процедура исправления включает следующие шаги:

• Составляется новый исправленный счет-фактура. В строке 1а проставляются номер и дата внесения исправлений, в строке 1 — номер и дата оригинала, в который вносятся правки. Все остальные разделы заполняются уже скорректированными данными. Важно использовать ту же форму бланка, что и в первоначальном документе. При исправлении данных за 2025 год указывается ставка НДС 20%, за 2026 год— ставка 22%.

• Вносится корректировка в учетные регистры. В книге продаж формируются две записи: аннулируется прежний документ и регистрируется обновленный. Если исправляется счет-фактура за истекший квартал, по которому декларация уже сдана, необходимо оформить дополнительный лист с двумя записями — сторно старого бланка и внесение нового, после чего подать уточненную декларацию.

После составления обновленного СФ следует проинформировать контрагента, чтобы он внес соответствующие отметки в свою книгу покупок.

К категории критических ошибок, безусловно требующих оформления исправленного счета-фактуры, относятся:

• Некорректный ИНН, ошибочное наименование или неверный адрес контрагента.

• Неправильно указанные цена, количество или стоимость товара.

• Неверная ставка НДС или ошибочная сумма налога.

• Искаженное наименование товара, работ или услуг.

• Неправильная дата документа.

Исправление ошибок в счет-фактуре не требуется, если допущены следующие неточности:

• опечатки в адресной части, что не влияет на возможность идентификации сторон;

• отсутствие строки 5б (для авансов) либо ОГРНИП у индивидуального предпринимателя при условии, что это не препятствует идентификации.

Для правильного выбора способа внесения изменений рекомендуется руководствоваться следующей таблицей:

Поиск нужного документа в «1С:Бухгалтерия» осуществляется следующим образом:

• Перейдите в раздел «Продажи» или «Покупки» → откройте соответствующий журнал — «Счета-фактуры выданные» либо «Счета-фактуры полученные».

• Воспользуйтесь фильтрацией по временному периоду и контрагенту для быстрого обнаружения ошибочного счета-фактуры.

Выбор способа корректировки в программе представлен в таблице:

В процессе оформления СФ необходимо:

• Проверить автоматически подтянутые данные (организация, контрагент, основание исправления).

• В табличной части указать новые значения цены или количества — программа самостоятельно рассчитает разницу.

• Если вносятся правки за прошлый период, установите флаг «Бух. отчетность прошлого года закрыта».

Для повторного проведения и пошаговой регистрации счета-фактуры в 1С:

• Нажмите кнопку «Выписать корректировочный счет-фактуру» (в некоторых версиях программа создает его автоматически).

• Выполните команду «Провести». Система сформирует проводки методом «красное сторно» — они аннулируют старые записи и одновременно фиксируют исправленный документ.

• Для отражения вычета по НДС при уменьшении стоимости задействуйте регламентную операцию «Формирование записей книги покупок» (закладка «Уменьшение стоимости реализации»).

Книга покупок/продаж — налоговые регистры, в которые заносятся сведения на основании выставленных и полученных счетов-фактур. Информация из них впоследствии переносится в декларацию по НДС.:

• В книге продаж продавец фиксирует все выставленные счета-фактуры по операциям, признаваемым объектами обложения НДС.

• В книге покупок покупатель регистрирует входящие счета-фактуры, чтобы обосновать свое право на вычет по НДС.

С 1 апреля 2026 года формы регистров пополнились новыми графами:

• В книгу покупок введена графа 7а — в ней продавец теперь указывает номер и дату отгрузочного счета-фактуры в ситуации, когда поставка осуществляется в погашение аванса.

• В книгу продаж добавлена графа 11а — в ней продавец отражает номер и дату авансового счета-фактуры, в счет которого произведена отгрузка (эти данные переносятся из строки 5б счета-фактуры).

Для фиксации ставок предусмотрены отдельные графы: ставка 22% указывается в графах 14 и 17, а ставки 20% и 18% — в графах 14а и 17а.

Регистрационные действия различаются в зависимости от направления изменений:

Чтобы записи попали в книгу покупок и книгу продаж, необходимо запустить специальные регламентные операции. Весь процесс условно делится на два этапа:

1. Документы-регистраторы (например, «Реализация товаров» или «Поступление») при проведении сохраняют информацию в специализированных регистрах накопления — «НДС продажи» и «НДС покупки». На данной стадии непосредственного формирования записей в книгах покупок и продаж еще не происходит.

2. Регламентные документы — «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» — в завершении налогового периода собирают накопленные из регистров данные и переносят их непосредственно в итоговые регистры.

Алгоритм заполнения регламентного документа:

1. Создается бланк за нужный налоговый период (месяц или квартал).

2. Нажимается кнопка «Заполнить» — программа автоматически анализирует все движения в регистрах и подгружает данные для книги.

3. При необходимости допускается ручная корректировка полученных записей.

4. Документ проводится — после этого записи окончательно попадают в книгу покупок или книгу продаж.

Сами по себе отчеты «Книга покупок» и «Книга продаж» в 1С не визуализируют причины возможных ошибок. Для диагностики предусмотрен специализированный инструмент — отчет «Анализ учета НДС». Он позволяет:

• выявить расхождения в регистрах НДС — например, если реализация проведена без счета-фактуры или вычет не отразился в книге покупок;

• проверить, все ли первичные документы попали в налоговые регистры;

• указать на конкретные операции в которых допущена ошибка.

Отчет находится в разделе: «Отчеты» → «НДС» → «Анализ учета НДС». После формирования следует проанализировать подсвеченные системой расхождения — например, незарегистрированные счета-фактуры или продублированные записи. Для детальной проверки доступна расшифровка: двойной клик по показателю открывает детализацию вплоть до конкретного документа.

Важно: перед запуском проверки необходимо обязательно выполнить регламентные операции «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж». Отчет покажет корректные данные исключительно после их заполнения.

По завершении формирования СФ следует внимательно сверить документ по следующим позициям:

• Проверить обязательные реквизиты счета-фактуры в 2026 г: номер и дату, наименования контрагентов, их ИНН и адреса, номенклатуру товара, количество и цену, стоимость без НДС, ставку и сумму налога, а также итоговую стоимость по документу.

• Уточнить наличие дополнительных реквизитов, если осуществляется отгрузка товаров, подлежащих прослеживаемости, маркированных товаров либо отгрузка в счет ранее полученного аванса.

• Проверить корректность нумерации СФ, а также соответствие его содержания первичным документам (акту, договору, накладной, платежному поручению).

При обнаружении ошибки рекомендуется руководствоваться следующими правилами:

• Если ошибка выявлена до отправки, ее можно исправить непосредственно в 1С и затем проверить заново.

• Если ошибка обнаружена после отправки, а контрагент еще не принял СФ, следует аннулировать его и выставить новый (исправленный).

• При критической ошибке (неверный ИНН, цена, ставка) необходимо оформить исправленный счет-фактуру — новый документ с заполненной строкой 1а.

• Если согласовано изменение цены или количества, следует оформить корректировочный СФ.

Важно: для электронных бланков перед отправкой дополнительно проверяются настройки ЭДО и актуальность УКЭП. После отправки файл редактированию не подлежит — в этом случае потребуется оформление исправления либо корректировки.

Если у Вас все же возникли проблемы с оформлением счетов-фактур или других документов,  для наших клиентов доступны три бесплатные консультации в месяц а по вопросам учета . Подробности у специалистов в телефону или в чате на сайте.