После ухода зарубежных цифровых сервисов многие компании стали активнее внедрять отечественные решения. При этом, по данным АНО "Центр компетенций по импортозамещению в сфере ИКТ", не менее 30% крупных российских компаний продолжают использовать иностранное программное обеспечение, приобретенное до 2022 года, несмотря на отсутствие обновлений и технической поддержки. На практике это нередко выглядит так: встречу проводят на российской платформе, документ дорабатывают в зарубежном онлайн-редакторе, а итоговую версию пересылают через привычный мессенджер. Сотрудники по-прежнему выбирают те инструменты, которые позволяют быть на связи с любого устройства, совместно вносить правки и быстрее обмениваться файлами. Если корпоративная среда не закрывает эти сценарии, появляются альтернативные способы работы за пределами ИТ-контура компании.

Почему сотрудники обращаются к несанкционированным сервисам

Чаще всего сотрудники используют сторонние сервисы из-за привычки или удобства. Внести правки в документ проще в публичном редакторе, в котором пользователь уже работал сотни часов, презентацию быстрее отправить через мессенджер, рабочие файлы — сохранить в личном "облаке". Каждое такое действие кажется незначительным, но со временем корпоративная информация оказывается распределена между несколькими внешними приложениями и хранилищами.

Многие организации борются с использованием внешних сервисов за счет блокировок, дополнительных регламентов и усиления контроля. Однако такой подход устраняет не причину, а следствие. Кроме того, если корпоративные инструменты не позволяют так же быстро и удобно выполнять задачи, сотрудники продолжают искать альтернативные способы работы. Поэтому способность полноценно заменить внешние решения становится одним из ключевых критериев выбора платформы для бизнес-коммуникаций.

Документы — главная точка выхода за пределы корпоративной среды

Большинство сценариев работы за пределами внутреннего контура начинается именно с документов. Совместная подготовка коммерческих предложений, согласование договоров, создание презентаций, инструкций или отчетов — именно эти процессы чаще всего заставляют сотрудников обращаться к сторонним сервисам. Современные команды привыкли вместе работать над документами, видеть в режиме реального времени изменения, которые вносят коллеги, обсуждать правки в комментариях, быстро согласовывать итоговую версию – и делать всё это в простом и понятном интерфейсе.

Если корпоративная среда не поддерживает такой формат работы, документы оказываются сразу в нескольких местах: сотрудники редактируют черновики и сохраняют версии в личных аккаунтах, например, на Google Drive, а ссылки на них отправляют в публичных мессенджерах. В результате становится сложно понять, где находится актуальная версия и кто имеет к ней доступ.

Чтобы сотрудники перешли на корпоративный редактор, в нем должен быть полный набор функций, в том числе доступ с разных устройств, совместимость с распространенными форматами файлов и отслеживание изменений в режиме реального времени. Не менее важно, чтобы все это было доступно в максимально привычном интерфейсе. Тогда необходимость использовать сторонние сервисы отпадает сама собой.

Хранение файлов без сторонних сервисов

Главная цель хранения и редактирования документов во внутреннем контуре — информационная безопасность. Пока рабочие файлы находятся в одном защищенном сервисе, компания контролирует доступ к ним. Это предотвращает большинство вариантов утечки данных. Например, если бывший сотрудник перейдет работать к конкурентам, он не сможет использовать конфиденциальную информацию компании, так как лишится доступа к ней в момент увольнения, а также скачать документы на личное устройство — это можно запретить внутренними правилами сервиса. Помимо этого, файлы не попадут третьим лицам из-за ошибочной пересылки в сторонний чат или взлома личного облачного диска или мессенджера сотрудника. Поэтому, если компания использует корпоративный сервис, риск несанкционированного доступа к документам минимален.

Не менее важно, что корпоративное файловое хранилище делает работу с документами удобнее. Когда сотрудники хранят все рабочие материалы в одном сервисе, поиск информации занимает значительно меньше времени. Гибкие административные настройки позволяют управлять правами в зависимости от отдела и функции сотрудника, а не только точечно выдавать доступы по электронной почте, как в публичных сервисах.

Наиболее эффективно корпоративный диск работает в единой цифровой среде. Например, сотрудник получает задачу в трекере, обсуждает ее в корпоративном мессенджере, открывает документ, согласовывает изменения с коллегами и передает его дальше, не скачивая файл и не пересылая его через почту или сторонние платформы. В результате вся работа над документом проходит в одном окне, история изменений сохраняется, а специалисты не тратят время на перенос информации между разными сервисами.

Единая среда для эффективной работы ИИ

Дополнительные возможности для команд дают инструменты искусственного интеллекта. ИИ-ассистенты помогают искать файлы по названию и содержанию, ориентироваться в базе знаний и быстрее находить нужную информацию. В этом контексте особенно важно использовать именно корпоративные редакторы и хранилища документов. Только так ИИ-помощники и агенты смогут взять на себя роль секретаря: у них одновременно будет доступ к файлам, чатам, содержанию встреч, задачам, базам знаний. Это позволит создать основу для внедрения интеллектуальных сервисов, которые помогут экономить время сотрудников, эффективнее использовать ресурсы компании и повысить производительность в командах. Когда сотрудники увидят эту ценность на практике, необходимость обращаться к внешним инструментам постепенно исчезнет сама собой.

Использование сторонних сервисов — сигнал о том, каких возможностей не хватает командам для повседневной работы. Чем быстрее компании устраняют эти пробелы, тем реже сотрудникам приходится искать инструменты за пределами корпоративной среды.

Развитие унифицированных коммуникаций показывает, что корпоративные сервисы больше не обязаны существовать по отдельности. В одной среде уже можно общаться, проводить встречи, работать с документами, хранить материалы и решать задачи. Это делает повседневную работу сотрудников удобнее и снижает потребность обращаться к сторонним сервисам, сохраняя при этом контроль компании над информацией. Следующий этап — ИИ, который сможет работать поверх этой единой среды и брать на себя часть рутинных процессов.