Самое главное:

• С 1 сентября 2026 года обязательный переход на электронный формат касается отдельных перевозочных документов. К таким документам относятся транспортные накладные, заказы и заявки на автомобильную перевозку, железнодорожные и авиационные грузовые накладные, а также экспедиторские документы.

• Бумажные ТрН и другие документы, для которых в общем случае будет использоваться цифровой формат, можно применять только в случаях, которые определяет Минтранс. Остальные перевозочные документы можно оформлять на бумаге, если законодательством не предусмотрено иное.

• ЭТрН не оформляют, если перевозка не осуществляется по договору перевозки и транспортная накладная не требуется. Например, компания доставляет собственный товар своим транспортом или покупатель забирает продукцию сам.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат вводится не для всех, а для отдельных видов перевозочных документов. Их перечень зависит от типа перевозки. 

При автомобильной перевозке груза. ЭТрН нужна, если перевозка осуществляется по договору перевозки. Заключение такого договора подтверждается транспортной накладной. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в виде электронной транспортной накладной или ЭТрН (ч. 1 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ в редакции закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Исключение — случаи, когда транспортную накладную, заказ или заявку можно оформить на бумажном носителе. Они установлены приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262.

В оформлении ЭТрН участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель: 

• Грузоотправитель заполняет сведения о перевозке.

• Перевозчик подтверждает прием груза к перевозке и передачу его получателю.

• Грузополучатель подтверждает приемку груза.

Если договор перевозки заключается посредством заказа или заявки, такие документы также формируются в электронном виде. Основание — ч. 5 ст. 8 закона № 259-ФЗ.

При железнодорожной перевозке. При предъявлении груза к перевозке грузоотправитель должен представить перевозчику железнодорожную накладную на каждую отправку груза. С 1 сентября 2026 года этот документ формируется в электронном виде (ст. 25 закона от 10.01.2003 № 18-ФЗ в редакции закона № 140-ФЗ).

При воздушной перевозке груза. С 1 сентября 2026 года участники перевозки оформляют грузовую накладную в цифровом виде (ст. 105 Воздушного кодекса в редакции закона № 140-ФЗ).

Экспедиторские документы. Также с 1 сентября оформляются в цифровом виде, если стороны работают по договору транспортной экспедиции (п. 3 ст. 2 закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ в редакции закона № 140-ФЗ). К таким документам относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.

Подробнее об обязательном переходе на ЭТрН с 1 сентября 2026 года рассказывали в статье.

Есть случаи, когда ЭПД оформлять не требуется. Разберем их подробнее.

• Компания доставляет свой товар собственными силами.

Если компания продает товар, доставляет его покупателю сама и не выделяет перевозку как отдельную услугу в договоре, такая доставка считается частью договора поставки или купли-продажи. В этом случае компания не становится перевозчиком только из-за факта доставки. Транспортная накладная не требуется, а передачу товара подтверждают товарной накладной или УПД.

Перевозчиком по п. 13 ч. 1 ст. 2 закона № 259-ФЗ считается юридическое лицо или ИП, которое приняло на себя по договору перевозки обязанность перевезти груз в пункт назначения.

• Покупатель забирает товар сам.

Если покупатель забирает товар со склада продавца своим транспортом, ЭТрН со стороны продавца не оформляется. В этом случае продавец передает товар покупателю, но не оказывает услугу доставки и не заключает договор перевозки. 

Если покупатель привлекает стороннего перевозчика, ситуация меняется. В этом случае перевозка происходит по договору. Грузоотправитель в ЭТрН в этом случае — покупатель, который организует перевозку. Тот, кто фактически загружает товар в ТС, выступает лицом, которое осуществляет погрузку. 

• Компания перемещает товар между своими складами.

Если компания перевозит товар между своими складами, филиалами или подразделениями на собственном транспорте, договор перевозки груза не заключается, поэтому ЭТрН не требуется.

Если для перемещения груза используется транспорт компании, оформляют путевой лист — на бумаге или в электронном виде (ч. 2 ст. 6 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Пока обязательного перехода на ЭПЛ нет, кроме отдельных случаев перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции (постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944).

Для автомобильных перевозок исключения устанавливает приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262. Он применяется к транспортной накладной, заказу и заявке, предусмотренным ч. 1 и 5 ст. 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Транспортную накладную, заказ или заявку оформляют на бумаге, например:

• при перевозке грузов военного назначения, если Минобороны России выступает грузоотправителем или грузополучателем;

• при перевозке грузов, если грузоотправителем или грузополучателем является иностранное юрлицо, сведения о котором не включены в реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных юрлиц;

• при каботажных автоперевозках, которые выполняют иностранные перевозчики из стран ЕАЭС;

• при перевозке груза для физлица для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

• при техническом сбое, из-за которого участник информационного взаимодействия не может направить электронный документ в ГИС ЭПД;

• при отсутствии доступа к интернету;

• при оказании услуг по перевозке, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;

• при перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.

Для экспедиторских документов исключения установлены приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115.

Экспедиторские документы оформляют на бумаге, если транспортно-экспедиционные услуги оказывают:

• для перевозки грузов, используемых для нужд органов власти, обороны страны, обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов;

• на территориях, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции;

• если у клиента или экспедитора нет технической возможности представить электронный документ через интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы;

• клиенту-физлицу для личных, семейных или домашних нужд;

• если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юр- или физлицо.

Для железнодорожных перевозок исключения прописаны в приказе Минтранса от 21.11.2025 № 407. Бумажная железнодорожная накладная применяется:

• при перевозках по территориям, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного, военного положения или правовой режим контртеррористической операции;

• при воинских ж/д перевозках;

• если у грузоотправителя нет возможности представить перевозчику электронную ж/д накладную через интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы;

• если у перевозчика нет технической возможности принять от грузоотправителя электронную накладную из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Для воздушных перевозок исключения установлены приказом Минтранса от 18.03.2026 № 102.

Грузовую накладную оформляют на бумаге, например:

• при перевозке грузов по территории, где введен режим повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного, военного положения или режим контртеррористической операции;

• если у перевозчика нет технической возможности обменяться электронной накладной через интернет из-за сбоя ПО или отсутствия интернета;

• при воинских воздушных перевозках;

• при международных перевозках, если аэропорт отправления, назначения или трансфера находится в иностранном государстве, где нет требований к использованию электронной накладной;

• во внутренних перевозках, если в аэропорту отправления, назначения, трансфера или на посадочной площадке нет ПО для обмена электронной грузовой накладной;

• при перевозке грузов, для которых по закону или международному договору требуется бумажная грузовая накладная и др.

На первом этапе внедрения ЭПД планируется ввести нештрафной период. 23 июня 2026 года Минтранс предложил до 1 марта 2027 года ограничиваться устным предупреждением инспектора при остановке ТС, если перевозочный документ должен быть электронным, но его оформили на бумаге. Президент поддержал эту инициативу.

Это не означает, что обязанность применять ЭПД отменили или перенесли. Если перевозочный документ требуется по закону и случай не входит в перечень исключений, участникам перевозки нужно готовиться к электронному оформлению документов с 1 сентября 2026 года.

С 1 сентября 2026 года бумажные перевозочные документы не исчезают полностью, но становятся исключением. Не оформлять ЭПД можно, если по закону он не требуется или если для конкретной перевозки разрешена бумажная форма.

Если перевозочный документ должен быть электронным, участники формируют его через аккредитованного оператора ИС ЭПД. Оператор обеспечивает обмен документами между сторонами, подписание, хранение и передачу сведений в ГИС ЭПД. 

Чтобы подготовиться к переходу на ЭПД, бизнесу нужно:

• Определить, какие перевозки есть в компании, например доставка своими силами, самовывоз, доставка через стороннего перевозчика, экспедирование.

• Проверить, в каких случаях нужны транспортные, экспедиторские, железнодорожные или авиационные документы.

• Отдельно определить ситуации, когда допускается бумажная форма.

• Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.

• Проверить наличие электронных подписей, МЧД и полномочий сотрудников.

• Согласовать порядок обмена документами с перевозчиками, экспедиторами, грузоотправителями и грузополучателями.

• Протестировать оформление ЭПД до 1 сентября 2026 года.

Читайте также:

• Обязательный переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: ответы на популярные вопросы бизнеса.

• Отчетность за второй квартал 2026 года: сроки сдачи и основные формы.

• Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто должен применять, как подготовиться.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFGcFkhf