Сам по себе режим НПД от оформления ЭТрН не освобождает. Но ответ зависит не от налогового режима водителя, а от того, кто по договору является перевозчиком .

Сценарий А. Водитель — наемный, работает по ГПХ или без статуса ИП. Перевозчик — компания или ИП, с которым заключен договор. ЭТрН оформляет перевозчик. Водитель ставит отметки через мобильное приложение простой электронной подписью (ПЭП). Покупать КЭП каждому водителю не требуется .

Сценарий Б. Водитель зарегистрирован как ИП на НПД и сам заключил договор перевозки. Тогда он участвует в оформлении ЭТрН как перевозчик. Подписывает титулы Т2 и Т4 своей усиленной подписью .

Сценарий В. Водитель — самозанятый без статуса ИП. По закону он не может выступать перевозчиком по договору перевозки. Такую схему нужно пересмотреть

Главный критерий — есть договор перевозки. Если есть — нужна ЭТрН. Размер бизнеса, система налогообложения и масса автомобиля значения не имеют

Нужна ли ЭТрН в этих ситуациях:

Груз везет сторонний перевозчик по договору перевозки — да, ЭТрН обязательна .

Компания перевозит собственный товар своим транспортом, доставка не выделена отдельной услугой — нет, транспортная накладная не составляется . Если в счете-фактуре стоимость доставки выделена отдельной строкой — налоговая может признать это транспортной услугой, тогда ЭТрН потребуется .

Покупатель забирает товар самовывозом своим транспортом — нет, это не перевозка по договору, а самовывоз .

Груз перевозится между складами компании на её собственном транспорте — нет, если нет договора перевозки .

Бумажная накладная остается в исключительных случаях :

• перевозки с участием Минобороны

• перевозки с участием иностранных лиц, не включенных в реестр аккредитованных представительств

• перевозки для личных нужд граждан, не связанные с предпринимательской деятельностью

• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо

• перевозки драгоценных металлов и камней

• отсутствие интернета в населенных пунктах из специального перечня

• технический сбой, зафиксированный государственной системой

Отсутствие договора с оператором ИС ЭПД или неготовность контрагента в этот перечень не входят. Это не дает права оформить накладную на бумаге .

ЭТрН — это не один файл, а цепочка титулов. Каждый участник подписывает свой раздел .

Т1 — грузоотправитель. Указывает участников, груз, машину, водителя. Подпись — УКЭП.

Т2 — перевозчик. Подтверждает прием груза. Подпись — УКЭП перевозчика. Водитель ставит ПЭП через мобильное приложение .

Т3 — грузополучатель. Подтверждает получение и фиксирует расхождения. Подпись — УКЭП.

Т4 — перевозчик. Подтверждает выдачу груза. Подпись — УКЭП.

После подписания Т1 и Т2 система формирует QR-код. Водитель предъявляет его при проверке — в электронном виде или как бумажную копию .

Дополнительные титулы:

Т5 и Т6 — для расчета стоимости, если ЭТрН используют как первичный документ .

Т7 — при переадресовке груза .

Т8 — при замене автомобиля или водителя в пути. Новую накладную создавать не требуется, если перевозчик не меняется .

С 1 сентября обязанность оформлять ЭТрН действует. Бумажный документ перестаёт соответствовать закону — в том числе когда им подтверждают расходы на перевозку и вычеты по НДС .

По дорогам до 1 марта 2027 года — переходный период. Инспектор ГИБДД, обнаружив у водителя бумажную накладную вместо электронной, ограничится устным замечанием .

Но налоговый контроль остается строгим. Если бумага оформлена в случае, когда обязателен электронный формат, налоговая может не признать документ. Последствия — отказ в расходах на перевозку и вычете НДС .

Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ — от 100 до 300 тысяч рублей для юрлиц. Для ИП и должностных лиц — от 25 до 50 тысяч.

Получить усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) на руководителя или сотрудников.

Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД. Напрямую передавать документы в ГИС ЭПД компания не может .

Настроить внутренние процессы. Водители должны уметь показывать QR-код при проверке.

Провести тестовый рейс до 1 сентября, чтобы отладить процесс.