В переходный период заказчик может использовать три сценария: сформировать цифровой контракт, внести сведения о контракте, заключённом вне ЕИС, либо применять пост-отчёт. Федеральное казначейство также сообщило о функциональности ЕИС версии 16.2 для заключения, исполнения и расторжения цифровых и «бумажных» контрактов по закупкам малого объёма.

Цифровой контракт по малой закупке формируется заказчиком в подсистеме заключения контрактов. Выбираются особая позиция плана-графика и поставщик, заполняются вкладки, прикладываются документы. Для цифрового контракта предусмотрена возможность одновременно подписать контракт и разместить сведения в реестре. Сотруднику заказчика нужны соответствующие права доступа.

Формально выбор способа размещения относится к заказчику. Но скорость заключения и отсутствие ошибок зависят от обеих сторон. Если в ЕИС указаны устаревшие сведения, сотрудник не видит задачу, полномочия подписанта не оформлены или вложение расходится со структурированными полями, малая закупка теряет главное преимущество — оперативность.

Поставщику стоит заранее назначить ответственного за ЕИС, проверить уведомления и резервного подписанта, сопоставить банковские и контактные реквизиты. Внутренний регламент должен определять, кто сверяет предмет, цену, срок и приложения до подписания. Даже небольшой контракт способен создать риск, если обязательство принято без проверки условий. Грамотный анализ тендерной документации помогает выявить такие несоответствия ещё на этапе получения проекта.

• Проверить регистрацию и актуальность карточки организации в ЕИС.

• Убедиться, что у подписанта действует электронная подпись и оформлены полномочия.

• Настроить ежедневный контроль входящих задач и уведомлений.

• Сверить структурированные поля с приложенным проектом: предмет, цена, срок, адрес, этапы.

• Проверить порядок приёмки, комплект закрывающих документов и срок оплаты.

• Сохранить подписанную версию и подтверждение действий в ЕИС.

• Не подписывать документ при расхождении полей и вложений; направить вопрос заказчику.

• Обновить шаблон расчёта малой закупки с учётом логистики и отсрочки платежа.

Малые закупки часто используются для срочной потребности и первого контракта с заказчиком. Цифровой контракт по малой закупке повышает прозрачность оформления и может сократить ручной обмен файлами, но одновременно делает качество данных заметнее. Поставщик, который поддерживает профиль в актуальном состоянии и быстро подтверждает условия, получает операционное преимущество при поиске закупок по 44-ФЗ.

Новый функционал не означает, что каждый контракт малого объёма уже обязательно заключается только в цифровой форме. Поэтому поставщику следует уточнять выбранный сценарий у конкретного заказчика и не переносить порядок одной закупки на другую.

Редакции также важно аккуратно разграничивать обязанности заказчика и действия поставщика. В этой публикации шаги формирования проекта приведены как контекст, а рекомендации для бизнеса относятся к подготовке данных, полномочий и внутреннего контроля. При спорной ситуации нужно обращаться к актуальной редакции Закона № 44-ФЗ, постановлению Правительства РФ и официальным материалам ЕИС. Следите за обновлениями в разделе новости госзакупок, чтобы не пропустить важные изменения в регулировании.