Коротко

Deep Work («глубокая работа») — концепция, разработанная учёным, преподавателем информатики Кэлом Ньюпортом. В её основе лежит подход к организации рабочих процессов в состоянии полного погружения. Она помогает сосредоточиться на сложных задачах и достигать прорывных результатов.

Сегодня многие живут в режиме многозадачности: календарь заполнен встречами, уведомления приходят каждую минуту, один вопрос тут же сменяет другой. Сотрудники постоянно переключаются между обсуждениями и приложениями, и мозг тратит силы не на решение важных задач, а на адаптацию к новым контекстам. В статье рассказали про концепцию глубокой работы Deep Work и разобрались, как она помогает сохранить концентрацию в условиях непрерывных созвонов, информационного шума и постоянных обращений коллег. 

Deep Work (с англ. deep work — глубокая сфокусированная работа) — это состояние полного погружения, когда нет отвлекающих факторов и человек полностью сфокусирован на одной задаче, не переключаясь на другие. Подробно концепцию Deep Work описал американский учёный, писатель Кэл Ньюпорт в своей книге «Глубокая работа: правила сфокусированного успеха в рассеянном мире» (с англ. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World). Он объяснил, как с помощью этой техники можно сохранить продуктивность и концентрацию, повысить производительность, улучшить результаты работы и получить удовлетворение. 

В основе концепции лежит формула:

Результат зависит от того, сколько внимания, усилий и времени человек вкладывает в процесс. Deep Work можно описать как особое состояние потока и умственной концентрации, при котором всё внимание направлено на единственную задачу, выполняемую в конкретный момент времени.

По словам эксперта по развитию персонала и организационному дизайну Наталии Горбачевской, этот факт можно объяснить физиологией человеческого мозга. Американские нейробиологи подтвердили, что мозг в любой момент времени находится в одном из двух состояний: 

• сфокусированном — направленном на действие, когда человек «командует» своему сознанию волевым усилием: читать, слушать, изучать, писать, сфокусированно наблюдать и т. д.
• расслабленном — например, когда человек спит, гуляет, смотрит по сторонам без цели, медитирует. 

Наталия Горбачевская отмечает, что качественный творческий продукт — это всегда результат итеративного подхода, который требует времени. 

В расслабленном состоянии начинается работа мозга: как специалист по бережливому производству, он сортирует полученные данные, наводит порядок и выстраивает нужные связи, которые в напряжении человек просто не замечает. Затем внезапно в голову приходит интересное решение — тут важно вернуться к сфокусированному состоянию и огранить полученный бриллиант. 

Автор концепции Deep Work выделяет четыре основных стратегии глубокой работы, которые помогают сфокусироваться на главном и выполнить работу максимально продуктивно.

Предполагает полное исключение отвлекающих факторов. Человек практически полностью закрывается от коммуникаций и посвящает всё время одной задаче или проекту. Такой формат часто используют учёные, писатели, разработчики. В обычной жизни реализовать стратегию непросто, но иногда полезно устраивать такие «тихие дни» для достижения стратегических целей. Подходит для таких задач, как:

• создание сложных произведений, документов 
• разработка продукта
• аналитическая работа над проектом
• подготовка крупных презентаций.

В этом случае рабочий процесс делится на два режима. В одном вы придерживаетесь монашеской стратегии и отстраняетесь от всех коммуникаций, во втором, наоборот, открываетесь для общения. Работа в бимодальной стратегии может делиться, например, так:

• понедельник и вторник — встречи, решение задач в рамках поверхностной работы
• среда, четверг — глубокая работа над проектом
• пятница — снова коммуникации.

Или же первую половину дня полностью посвящаете глубокой работе, а вторую — встречам. Такой режим хорошо работает у руководителей и специалистов, которым необходимо регулярно взаимодействовать с коллегами.

Бимодальная стратегия — моя любимая. Она подходит, когда нужно совмещать стратегию и партнёрство. Когда ваша функция — на стыке людей и бизнеса. Как менеджеру по внутренним коммуникациям мне нужно быть на связи с людьми почти 24/7, слушать и слышать, а потом перерабатывать это в конкретные инициативы. Поэтому я выделяю себе два дня, когда собираю «челобитные». В остальные дни я — монах в голубых штанах (как из детской считалочки), который не выбирается из наших МТС Линк Досок и Документов. Планирую, креативлю.

Елизавета Портянко как человек околотворческой профессии уверена, что нужно сначала напрячь мозг, а потом его расслабить: думать, но делать бытовые дела. И тогда обязательно приходит инсайт — озарение и самая классная идея в мире. 

Самый простой и распространённый вариант для сотрудников, который предполагает формирование привычки. Каждый день выделяется одинаковое время (например, с 09:00 до 11:00 и / или с 15:00 до 17:00) для глубокого погружения в задачи. Со временем мозг начинает воспринимать эти часы как период максимальной концентрации. Главное — относиться к этому правилу так же серьёзно, как к важной встрече.

Название стратегии связано с работой журналистов, которым приходится оперативно переключаться с одной задачи на другую. Подходит тем, кто умеет быстро переходить в режим концентрации на 30–60 минут между другими делами.

Суть стратегии — использовать любые свободные окна в графике для глубокой работы. Отменился созвон, появилось полчаса свободного времени — не стоит сразу открывать соцсети. Составьте заранее список задач, которые можно выполнять в режиме Deep Work. 

Правило «работать много — значит, работать хорошо» в этом случае не действует. Работать 10–12 часов подряд в состоянии максимальной концентрации невозможно физически. Наш мозг расходует большое количество энергии во время активной умственной деятельности. Поэтому глубокая работа — это ограниченный по времени ресурс, которым стоит грамотно распоряжаться. 

Согласно автору концепции глубокой работы, оптимальная продолжительность одного «сеанса» составляет от 60 до 90 минут. После этого концентрация начинает постепенно снижаться, поэтому полезно сделать короткий перерыв: пройтись, размяться, переключить внимание или просто ненадолго отойти от компьютера. 

Комфортный режим может выглядеть так:

• 60–90 минут — один полноценный блок глубокой работы
• 5–15 минут — отдых без рабочих чатов и почты
• переход к следующему блоку или переключение на менее важные задачи.

При этом не стоит стремиться к большому количеству таких сессий, оптимальный лимит — 2–4 часа глубокой концентрации в сутки. Если рабочий график насыщен онлайн-встречами, даже один качественный полуторачасовой блок ежедневно способен заметно повысить продуктивность.

Постоянно использую метод глубокой работы Deep Work для работы со сложными задачами и аналитики. Обычно это 2–2.5 часа рабочего времени, потом нужно обязательно сделать паузу, чтобы мозг немного остыл. Из дополнительных инструментов для усиления концентрации внимания помогает спокойная музыка или просто «проактивная тишина» в наушниках.

Если ваш календарь почти полностью заполнен созвонами, начните с малого. Забронируйте хотя бы один 60-минутный блок без встреч 3–4 раза в неделю. Уже через несколько недель вы заметите, что именно в это время удаётся закрывать самые сложные задачи, которые раньше откладывались.

Прежде чем внедрять технику Deep Work, полезно определить факторы, которые могут в этом мешать, и минимизировать их. Многие считают, что концентрации мешают исключительно социальные сети, но на практике отвлекающих факторов гораздо больше. Выделим основные.

Каждое входящее сообщение кажется незначительным, но после любого отвлечения мозгу требуется несколько минут, чтобы полностью вернуться к прежней задаче. Если такие переключения происходят десятки раз за день, продуктивность падает.

Не все онлайн-встречи действительно необходимы. Порой долгое обсуждение можно заменить коротким сообщением или документом. Кроме того, большое количество коротких созвонов дробит день на небольшие интервалы, между которыми сложно начать серьёзную задачу.

Мозг не может выполнять две сложные задачи одновременно. Когда сотрудник одновременно отвечает в чате, слушает онлайн-встречу и пишет отчёт, на самом деле он быстро переключается между ними и не погружается ни в одну задачу глубоко. При этом каждое переключение забирает время и энергию. 

Это могут быть неожиданные звонки, сообщения с просьбой «буквально на 5 минут». Если в компании принято быстро реагировать на сообщения коллег в течение нескольких минут, любой сеанс концентрации будет длиться ровно до момента получения первого уведомления. Проблема заключается не столько в самих вопросах, сколько в том, что они «разрывают» состояние концентрации. 

Когда между созвонами остаётся 10–15 минут, полноценная глубокая работа становится практически невозможной. В результате человек занимается только мелкими задачами и откладывает действительно важную работу на потом. 

Без чёткого фокуса нет прогресса. Если нет общего списка дел и конкретно сформулированной задачи для глубокой работы, сконцентрироваться будет трудно и сеанс превратится в хаос. Мозг будет держать в памяти незакрытые вопросы и тратить на них ресурс, необходимый для работы. 

Не стоит планировать сеансы глубокой работы сразу после обеда, поздним вечером или после череды созвонов. В этих случаях качество и результат работы будут низкими даже при условии максимальных усилий, появляется выгорание.

На первый взгляд кажется, что Deep Work сложно внедрить в современном мире, где все постоянно куда-то спешат, а один созвон быстро сменяет другой. Но на практике проблема редко заключается в самих встречах. Чаще мешает то, как организован рабочий день.

Для внедрения техники Deep Work сначала необходимо выбрать одну из четырёх стратегий, соответствующую характеру работы. После выбора стратегии Наталия Горбачевская рекомендует придерживаться 9 основных правил, которые помогут сохранить время для концентрации даже при плотном графике.

Вместо того чтобы распределять созвоны равномерно по всему дню, попробуйте объединять их в несколько крупных блоков. Например, все внутренние встречи с коллегами — утром, переговоры с клиентами — после обеда. Так между ними появляются полноценные периоды для глубокой работы.

Сеансы Deep Work можно добавлять в календарь заранее — как обычные рабочие встречи. Так коллеги будут видеть, что это время занято, вероятность спонтанных приглашений снизится.

Чем лучше вы подготовитесь к онлайн-встрече, тем быстрее она пройдёт. Заранее разошлите повестку, понятно объясните цель и список решений, которые нужно принять, обозначьте время — это позволит избежать ненужных обсуждений и затягивания встречи. Используйте удобные сервисы для созвонов, в которых есть функции таймера и возможности на основе ИИ. Например, в сервисе МТС Линк Встречи ИИ-помощник сделает транскрибацию и резюме мероприятия, подведёт итоги недели и зафиксирует дедлайны. 

ИИ-помощник в МТС Линк Встречах поможет вернуться к прошедшим обсуждениям и напомнит о задачах

Не каждый рабочий вопрос требует созвона — для таких задач, как согласование документов, ответы на простые вопросы или обмен файлами, используйте инструменты асинхронной работы: таск-менеджеры, онлайн-документы и виртуальные доски. В итоге количество встреч уменьшится и освободится время на то, что требует серьёзной концентрации.

Если вы работаете в новой команде, важно договариваться о правилах совместной работы в начале проекта. Попросите членов команды ответить на вопрос, когда для них наиболее продуктивное время работы, договоритесь не ставить на эти часы встречи. Определите срок реагирования на задачу или сообщение либо введите правило фиксировать ожидаемый срок ответа. Уважайте время после окончания рабочего дня — используйте отложенные сообщения. И обязательно планируйте дни без встреч.

Самые сложные задачи лучше выполнять на пике энергии. Обычно это первые часы после начала рабочего дня или период сразу после большого перерыва. Рутинные задачи, ответы на письма и административную работу можно оставить на время между встречами.

Запланируйте в календаре одинаковое время каждый день для глубокой работы. Придумайте ритуалы, которые помогут настроиться, например разминку, прослушивание фоновой музыки. Со временем мозг будет воспринимать их как сигнал о том, что пришло время максимально сосредоточиться. Выберите удобное место: просторную и светлую комнату, тихий уголок в переговорной.

После каждой сессии фиксируйте время, которое заняла глубокая работа, результаты и выводы. Так вы будете видеть и анализировать прогресс. Продумайте дальнейшие действия, чтобы не терять фокус и рационально использовать время. 

Определите ограниченное время для просмотра интернет-страниц и социальных сетей, для работы используйте корпоративный мессенджер, старайтесь разделять личное и рабочее. Определите время для рутинных задач: например, для чтения сообщений и электронной почты выделяйте один раз в день по 20 минут. Минимизируйте то, что может мешать концентрироваться: неважные уведомления, ненужные предметы на рабочем столе, вкладки и файлы на компьютере, которые уже не используете.

После сеансов глубокой концентрации длиной 60–90 минут делайте 10-минутные перерывы, чтобы мозг мог отдохнуть. В это время займитесь тем, что вам приносит удовольствие: почитайте книгу, послушайте спокойную музыку, прогуляйтесь по парку. После этого настроение улучшится, и вы, наполнившись энергией и новыми идеями, снова приступите к работе.