Законодательство не устанавливает единого перечня документов контрагента, которые компания обязана запрашивать у него  перед сделкой. Состав пакета зависит от типа сделки, суммы, сферы деятельности и степени риска.

Однако судебная практика по налоговым спорам сформировала стандарт должной осмотрительности (ст. 54.1 НК РФ). Он предполагает, что компания собирает документы, подтверждающие правоспособность контрагента и полномочия подписанта. Чем крупнее сделка, тем глубже проверка.

Рассмотрим стандартный пакет документов контрагента для заключения договора. 

• Устав. Подтверждает организационно-правовую форму, полномочия органов управления и порядок одобрения сделок. Иногда в уставе прописано, что для определенных сделок требуется согласие учредителей.

• Документы о руководителе. Протокол или решение о назначении директора. Эти документы подтверждают, что человек вправе действовать от имени компании без доверенности.

• Доверенность. Если договор подписывает не руководитель, а представитель — нужна доверенность с четко указанными полномочиями. Проверьте срок действия и объем прав.

• Лицензия или допуск СРО. Если деятельность подлежит лицензированию, запросите копию лицензии. Проверьте срок действия и вид деятельности. Если нужен допуск СРО — проверьте документы от саморегулируемой организации.

• Финансовая информация. Бухгалтерская отчетность за последний год или справка об отсутствии задолженности. Помогает оценить способность исполнять обязательства.

• Другие документы. В первую очередь это выписка из ЕГРЮЛ, документы на имущество, если сделка связана с арендой или залогом.

У индивидуального предпринимателя нет устава и протоколов. Пакет документов контрагента-ИП меньше.

• выписка из ЕГРИП;

• паспорт предпринимателя;

• лицензия или допуск СРО, если они обязательны по закону;

• доверенность, если договор подписывает представитель.

Нужно разделять документы, которые предоставляет сам партнер, и сведения, которые надежнее получить из официальных источников.

Запросить копию выписки из ЕГРЮЛ у контрагента можно, но лучше получить выписку самостоятельно через сервис ФНС. То же касается данных о банкротстве — они есть в Федресурсе. Судебные дела видны в Картотеке арбитражных дел, а исполнительные производства — в базе ФССП.

Самостоятельное получение сведений из реестров снижает риск работы с поддельными документами: партнер может прислать устаревшую или сфальсифицированную выписку.

Сверить реквизиты. ИНН, ОГРН, наименование и адрес в документах должны совпадать с данными реестров.

1. Проверить подписанта. Руководитель должен быть указан в ЕГРЮЛ как лицо, действующее без доверенности. Для представителя — действующая доверенность.

2. Проверить право выполнять предмет договора. Например, для лицензируемой деятельности — наличие действующей лицензии. Для строительства — допуск СРО.

3. Проверить способность выполнить обязательства. Оцените финансовое состояние по отчетности, наличие долгов и судебных споров.

4. Проверить внешние риски. Не находится ли компания в процессе ликвидации, реорганизации или банкротства. Нет ли отметок о недостоверности сведений в ЕГРЮЛ.

Зафиксировать результат. Сохраните выписки, скриншоты и служебную записку о проведенной проверке.

Собрать документы для проверки контрагента — половина задачи. Вторая половина — сопоставить их с официальными источниками.

• Получили устав и решение о назначении директора — проверьте, совпадает ли руководитель с данными ЕГРЮЛ. Если в ЕГРЮЛ отсутствует запись о смене директора, то подпись такого лица не имеет юридической силы.

• Получили лицензию — убедитесь в реестре лицензий, что она действует, а не приостановлена или аннулирована.

• Получили доверенность — позвоните в компанию и удостоверьтесь, что представитель действительно уполномочен.

Запрашивание лишних документов создает риски для обеих сторон и замедляет сделку.

• Копия паспорта руководителя — избыточные персональные данные, обработка которых требует согласия. Вы можете только запросить сам паспорт для сверки данных, не оставляя себе копию. 

• Документы сотрудников — не относятся к предмету сделки, к тому же нужно согласие каждого на обработку и передачу.

• Полное штатное расписание — может представлять коммерческую тайну, да и вам как контрагенту не нужны эти сведения.

• Договоры с третьими лицами — внутренняя информация компании.

• Другие документы, содержащие персональные данные или коммерческую/государственную тайну.

• Здесь принцип простой: запрашивайте только то, что действительно нужно для оценки рисков по конкретной сделке.

Некоторые признаки видны при первом взгляде на полученные документы.

• Доверенность с истекшим сроком. Проверьте дату окончания действия — просроченная доверенность не дает полномочий.

• Лицензия на другой вид деятельности. Если в лицензии указан не тот вид работ, который нужен по договору, документ бесполезен.

• Решение о назначении директора без номера или даты. Отсутствие обязательных реквизитов указывает на небрежность или подделку.

• Расхождение данных. ИНН, ОГРН или адрес в документах не совпадают с ЕГРЮЛ.

• Подпись без расшифровки или печати. Если документ подписан неустановленным лицом, его юридическая сила сомнительна.

• Копии низкого качества. Размытые сканы, обрезанные края, нечитаемые реквизиты затрудняют проверку и могут скрывать подделку.

Каждый из этих признаков — повод задать уточняющие вопросы. Если партнер не может объяснить расхождения или устранить их, это аргумент против сделки.

Отказ партнера делиться документами — это повод усилить проверку через независимые источники.

Действуйте по порядку.

1. Запросите документы письменно. Направьте официальный запрос с перечнем нужных бумаг — по электронной почте или в мессенджере, который используете для деловой переписки. Письменный запрос фиксирует вашу позицию и показывает, что вы действовали добросовестно.

2. Зафиксируйте отказ или молчание. Если партнер отвечает, что документы предоставить не может или не отвечает вовсе, сохраните переписку. Это доказательство того, что вы пытались провести проверку.

3. Проверьте компанию по ИНН через открытые реестры. Почти все ключевые сведения доступны без участия партнера: ЕГРЮЛ, Федресурс, ФССП, Картотека арбитражных дел. Отсутствие документов компенсируется данными из официальных источников.

4. Оцените риски сделки. Если компания существует давно, не судится, не имеет долгов и не находится в процессе ликвидации — отказ от документов может объясняться внутренней бюрократией. Если реестры показывают проблемы — это аргумент против сделки.

5. Примите решение. Вариантов три: заключить договор на стандартных условиях, добавить гарантии — аванс только после отгрузки, банковская гарантия, обеспечительный платеж — или отказаться от сделки.

Если партнер не идет на контакт, есть альтернативные способы проверки: запросить рекомендации у других контрагентов, проверить сайт и публичную активность, изучить отзывы и упоминания в СМИ, заказать выписку из ЕГРЮЛ самостоятельно.

Проверка документов контрагента вручную занимает часы. Сервис МОБИЗ ускоряет процесс: объединяет информацию из 80+ государственных реестров в одном интерфейсе.

• Контрагента можно искать по ИНН.

• Сервис показывает ключевые риски и сведения о компании.

• Результаты используются для внутреннего анализа.

• Предусмотрен отдельный документ для должной осмотрительности — PDF-отчет.

• Базовая проверка доступна после бесплатной регистрации.

Вместо десятка вкладок на разных сайтах вы получаете сводку по партнеру в одном окне — с мониторингом изменений и уведомлениями о новых рисках.

Проверки должны проводиться систематически. Компания, которая была надежной год назад, могла сменить руководителя, накопить долги или начать процедуру банкротства.

Оптимальная периодичность такая:

• Перед каждой крупной сделкой. Сумма и риски оправдывают свежую проверку, даже если партнер знаком давно.

• При продлении договора. Даже если по условиям договор продлевается автоматически, за год у партнера могло измениться все.

• Раз в квартал для ключевых поставщиков. Тех, от кого зависит основной бизнес, нужно постоянно контролировать.

• При появлении тревожных сигналов. Задержка платежей, смена контактов, увольнение ключевых сотрудников — повод проверить вне графика.

Для регулярного контроля удобно использовать мониторинг от МОБИЗ: система сама отслеживает изменения в реестрах и присылает уведомления. Так вы не пропустите момент, когда у партнера появятся судебные дела или исполнительные производства.

Поверхностный подход к документам создает риски, которые реализуются не сразу, но сказываются на бизнесе довольно ощутимо:

• Налоговые доначисления. Если партнер окажется фирмой-однодневкой, ФНС исключит расходы по сделке и откажет в вычете НДС. Доказывать реальность сделки и должную осмотрительность придется в суде.

• Потеря денег. Предоплата, перечисленная партнеру без проверки, может уйти без встречного исполнения. Взыскать ее с компании-пустышки практически невозможно.

• Недействительность сделки. Договор, подписанный неуполномоченным лицом, можно оспорить. Если директор не числился в ЕГРЮЛ, а доверенность просрочена, сделка может быть признана недействительной.

• Срыв обязательств. Контрагент, который не проверил финансовое состояние партнера, рискует столкнуться с задержкой поставки, некачественными работами или внезапным исчезновением исполнителя.

• Репутационные потери. Работа с сомнительным партнером бросает тень на вашу компанию: банки и крупные заказчики проверяют цепочки контрагентов.

• Запросить устав и документы о руководителе.

• Проверить полномочия подписанта.

• Запросить лицензию, если деятельность лицензируется.

• Сверить ИНН, ОГРН и адрес с ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

• Проверить судебные дела и исполнительные производства.

• Проверить банкротство через Федресурс.

• Оценить финансовое состояние по отчетности.

• Сохранить результаты проверки.

1. Какие документы обязательно запросить у контрагента перед заключением договора?
   Устав, документы о назначении руководителя, лицензию при необходимости. Остальное зависит от типа сделки.

2. Какие документы запросить у ООО?
   Устав, протокол или решение о назначении директора, доверенность для представителя, лицензию, финансовую информацию.

3. Какие документы запросить у ИП?
   Выписку из ЕГРИП, свидетельство о регистрации, паспорт, лицензию при необходимости.

4. Нужно ли запрашивать бухгалтерскую отчетность?
   При крупных сделках — да. Отчетность показывает способность исполнить обязательства.

5. Что сохранить после проверки контрагента?
   Выписки из реестров, скриншоты проверок, копии документов и служебную записку с результатами анализа.

Реклама: АО «АЙТЕКСИЯ», ИНН 2310238590, erid: 2W5zFHPtuV3