• Od momentu nadania numeru w KSeF każda faktura staje się oficjalnie doręczona, nawet jeśli odbiorca jej nie pobierze, a terminy płatności zaczynają biec jak w liście poleconym – informuje w swoich materiałach o KSeF Ministerstwo Finansów.
• Gdy płatność nie wpływa w terminie, system może automatycznie ujawnić dług, który może natychmiast ograniczyć ulgi podatkowe, zmusić do korekty VAT i zaważyć na kosztach podatkowych dłużnika – mówi doradca podatkowy i prawnik dr Aleksander Łożykowski.
• A jeśli zaległość się przedłuża? Przeterminowana faktura mogłaby z KSeF trafić do elektronicznego sądu w Lublinie, który w posiedzeniu niejawnym wyda nakaz zapłaty – wszystko online, a odwołanie pozostaje jedynym ratunkiem dla spóźnialskiego dłużnika.

Krajowy System e-Faktur to jeden z tematów, który odmieniany jest teraz w firmach codziennie przez wszystkie przypadki. Od 1 lutego system obejmuje duże firmy, a od 1 kwietnia – dołączą mniejsze.

Jest to zmiana rewolucyjna, która w opinii wielu podmiotów może doprowadzić nawet do paraliżu w niektórych sektorach gospodarki.

- KSeF dla wielu przewoźników drogowych pozostaje „czarną magią”. Ratunkiem są tutaj dobre księgowe i ciężka praca nad zrozumieniem tych zmian - mówi otwarcie Dariusz Matulewicz, prezes Zachodniopomorskiego Stowarzyszenia Przewoźników Drogowych.

Mało kto wśród przedsiębiorców wie i rozumie, jak może wkrótce zmienić się ich rzeczywistość. A dla tych, którzy nie opanują systemu lub będą go omijać, zmieni się ona wkrótce bardzo.

Faktura w KSeF jak nieodebrany polecony dla sądu? 

Wyobraźmy sobie firmę A, która wysyła fakturę do firmy B przez KSeF. System przydziela jej unikalny numer w momencie wysłania – i od tego momentu faktura jest formalnie doręczona, niezależnie od tego, czy B w ogóle ją pobrała. To dokładnie jak list polecony – dla sądu liczy się adres nadania, a nie sam odbiór.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów w instrukcjach do KSeF:

Faktura w systemie uznawana jest za doręczoną z chwilą nadania numeru identyfikacyjnego w KSeF.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że termin płatności biegnie automatycznie, a zwłoka w zapłacie może mieć natychmiastowe konsekwencje podatkowe.

Jeśli więc termin płatności to 14 dni, to gdy odbiorca zobaczy fakturę dopiero po tygodniu, zostanie mu na uregulowanie płatności już zaledwie tydzień.

Droga do sądu w Lublinie 2.jpg Co taka zasada oznacza w praktyce?

- KSeF ma potencjał, aby wykorzystać go do celów przydatnych dla przedsiębiorców. Jednym z takich obszarów jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym - mówi wprost dr Aleksander Łożykowski, prawnik i doradca podatkowy z LTCA, wykładowca Szkoły Głównej Handlowej oraz były dyrektor Departamentu Podatków Dochodowych w Ministerstwie Finansów.

Po pierwsze, na fakturze ustrukturyzowanej może zostać zamieszczona przez wystawcę informacja o terminie płatności. To rozwiązanie już w KSeF jest, a jeśli dodana zostałaby jeszcze możliwość oznaczenia przez wystawcę faktur, które nie zostały zapłacone w terminie 90 dni od upływu terminu płatności, to Krajowa Administracja Skarbowa mogłaby uzyskać informację, jakie podmioty i z jakich tytułów opóźniają płatności i weryfikować, czy dłużnicy ci skorygowali odliczoną kwotę podatku wynikającą z nieopłaconych faktur.

- Taka funkcjonalność systemu mogłaby oddziaływać dyscyplinująco na podmioty powodujące zatory płatnicze - uważa dr Łożykowski.

Brak zapłaty to brak ulg i korekta VAT

Konsekwencje dodania statusu „nieopłacona” przy FV dawałyby więc skarbówce sygnał, że dłużnik musi dokonać korekty VAT naliczonego. Oznacza to, że jeśli dłużnik odliczył VAT od faktury, której nie zapłacił, traci możliwość odliczenia i musi go zwrócić w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Urząd skarbowy miałby też prawo zakwestionować koszty uznane za nieuzasadnione podatkowo. W praktyce oznaczałoby to, że firma, która ignoruje faktury, nie tylko zalega z płatnościami, ale także traci korzyści podatkowe, bo fiskus ma wgląd we wszystkie dane w czasie rzeczywistym.

Przykład: firma B nie płaci faktury o wartości 100 tys. zł od firmy A. Wierzyciel sygnalizuje w KSeF brak zapłaty, nadając FV status „niezapłacone”. Dłużnik musi wówczas skorygować VAT naliczony i nie odliczy go już ponownie w kolejnych okresach, a koszty związane z niezapłaconą fakturą mogą zostać zakwestionowane.

Automatyczny wniosek do e-Sądu?

Zdaniem dra Łożykowskiego KSeF ma również znaczny potencjał do uproszczenia dochodzenia przeterminowanej należności w postępowaniu sądowym.

- Wykonalna jest w nim bowiem integracja KSeF z EPU, czyli elektronicznym postępowaniem upominawczym, tak aby wierzyciel mógł w KSeF oznaczyć przeterminowane faktury, a system automatycznie pobrał ich dane, wyliczył należność (z odsetkami), uzupełnił wymagane informacje o dłużniku i generował pozew w formacie EPU, po czym jednym kliknięciem wysłał go do e-Sądu przez API - objaśnia dr Łożykowski.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) jest obsługiwane przez VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód i rocznie rozpatruje około 2 miliony wniosków.

Cały proces wygląda następująco:

• wierzyciel składa wniosek elektronicznie poprzez portal EPU;
• system analizuje wniosek i, jeśli jest kompletny, wydaje nakaz zapłaty w posiedzeniu niejawnym;
• dłużnik ma prawo złożyć sprzeciw do nakazu, odwołując się w dalszych postępowaniach.

- Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) jest postępowaniem szczególnym, regulowanym przez Kodeks postępowania cywilnego (KPC). Inicjowane jest pozwem wnoszonym do e-Sądu drogą elektroniczną, w treści którego co prawda powołuje się dowody potwierdzające powództwo, lecz nie załącza się ich do pozwu - wyjaśnia adwokat Marek Jarosiewicz z kancelarii Wódkiewicz, Sosnowski, Jarosiewicz Adwokaci i Radcowie Prawni.

Jak wyjaśnia nasz rozmówca, nakaz zapłaty w EPU wydawany jest wówczas, gdy na podstawie ograniczonego dowodowo materiału można przyjąć, że roszczenie powoda jest wiarygodne na podstawie opisanych w pozwie okoliczności.

- Samo wydanie nakazu w EPU nie oznacza jednak, że pozwany jest pozbawiony możliwości obrony – jeśli nie zgadza się on z treścią nakazu, powinien złożyć od niego sprzeciw, powodując tym sposobem umorzenie elektronicznego postępowania upominawczego i „przenosząc” sprawę do rozpoznania przez „zwykły” sąd - objaśnia adwokat.

Zdaniem Jarosiewicza KSeF może faktycznie przyspieszyć odzyskiwanie należności poprzez elektroniczne postępowania upominawcze, ponieważ przyjęcie, że wprowadzenie FV do KSeF oznacza jej doręczenie, spowoduje brak konieczności wykazywania tej okoliczności przed e-sądem.

- Wystarczające będzie powoływanie się na zamieszczenie dokumentu w KSeF. Będzie to z pewnością pewne uproszczenie postępowania dowodowego - przyznaje adwokat Jarosiewicz.

Niezależnie od tego - jak zaznacza nasz rozmówca - nawet takie ułatwienie nie oznacza, że osoba dochodząca zapłaty nie będzie musiała skierować się do sądu – tak czy inaczej taki obowiązek pozostanie w mocy, a jedynie sama procedura może być bardziej uproszczona.