Бухгалтер клиента вышла из отпуска в среду, 26 августа, и положила на стол распечатку из кабинета оператора ЭДО. Оптовая компания на общей системе, вычет по НДС за второй квартал — 1 100 000 рублей по одному счёту-фактуре на 6 100 000. Инспекция пишет: сведения об этой операции в вашей декларации и в декларации поставщика не совпадают, представьте пояснения.

Бухгалтер уже успела позвонить поставщику. Там ответили, что счёт-фактуру отразят в книге продаж третьего квартала, и пообещали, что «всё сойдётся». Декларацию за второй квартал клиент подал в пятницу, 24 июля. Она собиралась на следующей неделе спокойно написать ответ: разрыв-то не наш, поставщик исправит, и вопрос отпадёт. Я попросила показать не текст требования, а служебные данные: когда оно отправлено и каким путём.

Требование отправили в пятницу, 14 августа, через оператора ЭДО. В кабинете оно лежало двенадцать дней. «Пять дней» бухгалтер отсчитывала от сегодняшнего: среда плюс пять, ответить можно до следующей среды.

Считаем так, как считает кодекс. Дата получения по ТКС — шестой день со дня отправки: 14 августа плюс шесть — четверг, 20 августа. Не важно, открывали вы письмо или нет. Дальше пять дней, а это рабочие дни: срок, определённый днями, считается в рабочих, если в календарных он прямо не назван. Течение срока начинается на следующий день после получения: пятница 21-го, понедельник 24-го, вторник 25-го, среда 26-го, четверг 27-го. Последний день — 27 августа.

Вместо пяти рабочих дней на «спокойный» ответ у бухгалтера оставалось два: сегодняшняя среда и завтрашний четверг.

Обещание поставщика «отразим в третьем квартале» тоже ничего не закрывало. Для второго квартала разрыв остаётся: у него запись во втором периоде не появится, пока он не подаст уточнённую декларацию за второй квартал. А в третьем квартале возникнет второй разрыв: у него счёт-фактура есть, у нас в разделе 8 за третий квартал её нет. И ничьи исправления не останавливают наши пять дней.

Первое, что приходит в голову: штраф. За непредставление пояснений по требованию — 5 000 рублей, при повторе в течение календарного года — 20 000. Это не те деньги, ради которых нужна бессонная ночь.

Сумма, ради которой нужна, — вычет; 1 320 000 ниже — потолок риска, а не прогноз. НДС по счёту-фактуре: 6 100 000 × 22 / 122 = 1 100 000. Проверяем вторым способом: 6 100 000 − 1 100 000 = 5 000 000, и 5 000 000 × 22% = 1 100 000. Сошлось.

Если инспекция по итогам проверки решит, что вычет заявлен неправомерно, к недоимке в 1 100 000 добавится штраф за неуплату — 20% от неуплаченной суммы, то есть 220 000, и пени. Итого 1 320 000 плюс пени (при неумышленном нарушении; при умысле штраф выше) против 5 000 за срок. Пояснения сами вычета не снимают и не спасают. Документы по операции инспекция вправе запросить и после самого хорошего ответа: это право даёт ей расхождение, а не молчание. Но пояснения она обязана рассмотреть, и акт составляют уже после этого. Поэтому цель ответа — дать инспектору основание закрыть вопрос на этом этапе. И сделать это так, чтобы ответ вообще засчитали.

Теперь, когда понятно, о чём речь, вот на чём это держится.

Порядок. Если камеральной проверкой выявлены ошибки, противоречия между сведениями в документах либо несоответствия вашим сведениям тех, что есть у налогового органа, вам сообщают об этом с требованием представить в течение пяти дней пояснения или внести исправления в установленный срок (п. 3 ст. 88 НК РФ). Пять дней — срок на пояснения; уточнённую декларацию можно подать и позже. Разрыв с поставщиком — как раз случай, когда сведения расходятся с теми, что получены от другого лица.

Формат. Декларацию по НДС сдают в электронной форме через оператора ЭДО (п. 5 ст. 174 НК РФ), поэтому плательщики представляют пояснения только в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО по формату ФНС. Пояснения не по формату или на бумаге «не считаются представленными» (последний абзац п. 3 ст. 88 НК РФ). То есть PDF, письмо на общую почту инспекции, курьер с бумагой — это то же самое, что молчание.

Дата получения. Налогоплательщику из абз. 1 п. 5.1 ст. 23 НК (обязанному сдавать декларации в электронной форме) требование по ТКС считается полученным на шестой день со дня направления, указанного в подтверждении даты отправки от оператора (п. 4 ст. 31 НК РФ, абзац введён ФЗ от 08.08.2024 № 259-ФЗ). Если же документ приходит через личный кабинет налогоплательщика, датой получения считается день, следующий за днём размещения.

Дни. Срок, определённый днями, исчисляется в рабочих днях, если он не установлен в календарных (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Течение срока начинается на следующий день после даты, которой определено его начало (п. 2 ст. 6.1).

Что бывает за молчание. Штраф 5 000 рублей, повторно в течение календарного года — 20 000 (п. 1 и 2 ст. 129.1 НК РФ). В тексте нормы есть оговорка: речь о пояснениях, не представленных при том, что уточнённой декларации в срок тоже нет. Штраф грозит, если в срок нет ни пояснений, ни уточнённой декларации и нет признаков нарушения по ст. 126.

Документы по операции. При выявлении противоречий между сведениями в вашей декларации по НДС и сведениями у другого налогоплательщика (или в журнале учёта счетов-фактур), если они свидетельствуют о занижении налога к уплате либо завышении налога к возмещению, инспекция вправе истребовать счета-фактуры, первичные и иные документы по этим операциям (п. 8.1 ст. 88 НК РФ). Условия «вы не ответили» в тексте пункта не названо: право связано с самим расхождением. Пояснения же она обязана рассмотреть, и только после этого составляется акт, если нарушение установлено (п. 5 ст. 88). Помимо случаев, названных в самой статье (в том числе в п. 8.1), дополнительные документы при камеральной проверке она истребовать, как правило, не вправе (п. 7 ст. 88). Вы же вправе приложить к пояснениям выписки из регистров и иные документы, подтверждающие достоверность данных в декларации (п. 4 ст. 88).

Цена вопроса. Штраф 20% от неуплаченной суммы — п. 1 ст. 122 НК РФ.

Что менялось в 2026 году. Статью 88 в 2026 году правили ФЗ от 26.06.2026 № 201-ФЗ: изменён п. 5 (о составлении акта). Новая редакция применяется к декларациям, представленным с 26.07.2026: декларация за третий квартал уже под ней, а вторая, поданная раньше, проверялась по прежней. На порядок требования о пояснениях и на сроки эта правка не влияет.

Писать то, что можно подтвердить. Реквизиты счёта-фактуры, договор, УПД или накладная, платёжка, в каком периоде и в какой строке раздела 8 вы приняли вычет. Причину расхождения можно назвать нейтрально и с документом: счёт-фактура № … от … отражена у нас в разделе 8 за второй квартал; по сообщению контрагента (письмо № …) он отразит её в третьем. Письмо поставщика объясняет, откуда разрыв, но не доказывает операцию: основа ответа — договор, УПД, платёжка. В пояснении к разрыву важен факт операции и документ, а не рассуждения.

Нельзя строить ответ на словах «поставщик виноват». Здесь два соображения. Нарушение контрагентом законодательства о налогах само по себе не может быть самостоятельным основанием признать ваш вычет неправомерным (п. 3 ст. 54.1 НК РФ) — это в вашу пользу, но слово «самостоятельным» важно: вместе с другими обстоятельствами (осведомлённость, согласованность действий) нарушение контрагента инспекцию не остановит. Но п. 2 той же статьи ставит два условия: основная цель сделки — не неуплата или зачёт налога, и обязательство исполнено стороной договора или лицом, которому оно передано. Ваша линия защиты — документы о реальном исполнении, а не упрёки в адрес поставщика.

Нельзя писать «возможно» и «по-видимому». Любое предположение инспекция читает как признание, что документов нет.

Нельзя прятать собственную ошибку в пояснение. Если выяснилось, что опечатка в номере или дате счёта-фактуры ваша, пояснение «исправим» не заменяет уточнённую декларацию. Исправление — это уточнёнка. Запоздавшая уточнёнка допустима (срок в п. 3 ст. 88 назван «установленным»), но штраф 5 000 по ст. 129.1 за пропуск срока на пояснения от этого не исчезает.

И отдельно про деньги. Если ошибка ведёт к занижению налога, освобождение от штрафа даёт уточнёнка, поданная до того, как вы узнали об обнаружении ошибки инспекцией, и при положительном сальдо ЕНС на недостающий налог и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ). Требование, в котором инспекция называет расхождение, она, скорее всего, сочтёт моментом, когда вы узнали, — это моя оценка, а не норма. Отсюда вывод: ошибки в сданных кварталах дешевле всего находить до требования.

Лучше не отправлять в последний день. Формально можно до конца 27 августа, но если файл не примут по формату, на повтор должен остаться хотя бы день. Как оператор сообщает об отказе и сколько времени это занимает, уточните у него заранее.

Декларация по НДС за третий квартал уходит до 26 октября (25-е — воскресенье). Это шанс найти свои разрывы раньше, чем их найдёт инспекция. Ошибки в уже сданных кварталах исправляются уточнёнкой, и тут важно успеть до требования (см. выше про ст. 81).

1. Выгрузите раздел 8 (книгу покупок) за второй квартал и отсортируйте вычеты по сумме. По крупным счетам-фактурам и по тем, что датированы концом квартала, попросите у поставщика четыре реквизита из его раздела 9 по сданной декларации: номер, дату, налоговый период, сумму. Порог определите сами: у оптовика с тысячами счетов-фактур писать всем невозможно. Признак будущего разрыва: период у поставщика не совпадает с вашим или не совпадает хотя бы одна цифра.

2. Откройте кабинет оператора ЭДО и посмотрите папку входящих от ФНС. Если там лежит непрочитанное — срок на него может идти уже сейчас. Дата получения не зависит от того, открыли ли вы письмо.

3. Назначьте дежурного и заместителя на время отпусков и больничных: кто открывает требования в ЭДО и кому приходит оповещение. Проверьте, что у обоих действуют электронная подпись и доверенность на отправку ответа.

4. Заведите правило: в день, когда увидели требование (а лучше — смотрите входящие ежедневно), ставите в календарь «дата отправки + 6 календарных дней» и от неё «+ 5 рабочих». Эту дату сверяйте по подтверждению от оператора. Если шестой день выпал на выходной, прямого правила о переносе даты получения в п. 4 ст. 31 нет: перенос по п. 7 ст. 6.1 относится к окончанию срока, поэтому на сдвиг не рассчитывайте.

5. Заранее решите, что вы делаете, если разрыв ваш: уточнённая декларация, а не пояснение. И проверьте, что ваша программа умеет формировать пояснения по формату ФНС, — выясните это до требования, а не после.

Если у вас УСН, НДС или маркетплейсы — подписывайтесь на блог. Здесь я разбираю реальные налоговые ситуации без пересказа пресс-релизов.

Вопрос коллегам: как у вас устроена передача дежурства по входящим из ФНС на время отпуска — автопереадресация на заместителя, SMS от оператора, чек-лист при уходе? Или требования всё-таки ждут возвращения того, кто их обычно открывает?