De zorg staat voor grote uitdagingen: hoog verzuim, werkdruk, verloop, een steeds complexere zorgvraag, afbouw van zzp-inzet en toenemende bureaucratie. Iedere dag zoeken professionals naar oplossingen. Toch krijgt één cruciale factor nog te weinig aandacht: de rol van de teamleider.

v.l.n.r. Fenna de Man, Patricia Lapré, Peter Gelens

Teamleiders vormen de schakel tussen beleid en praktijk, maar raken vaak verstrikt in de waan van de dag. Meerdere teamleiders geven bij ons aan dat zij “80 procent van hun tijd bezig zijn met 20 procent van hun medewerkers”. Dat zijn meestal collega’s die zijn uitgevallen, dreigen uit te vallen of intensieve bijsturing nodig hebben. Tegelijk moeten roosters rond, administratie bijgehouden en is er aandacht nodig voor cliënten en hun familie. Dit alles binnen een vaak enorme span of control: gemiddeld 30 tot 50 medewerkers, met uitschieters tot 100.

Kijken we naar het vierkwadrantenmodel, dan zien we waar het wringt. De meeste tijd gaat naar Taak & heden: roosters, administratie en dagelijkse organisatie. Daarnaast veel ‘reparatiewerk’ in Mens & heden, zoals verzuimgesprekken en ad-hoc problemen. De rechterkwadranten – Taak & toekomst en Mens & toekomst – krijgen nauwelijks aandacht, terwijl juist daar ruimte ligt voor preventie, teamontwikkeling en innovatie.

Wij zien veel inzoomen bij teamleiders, terwijl uitzoomen essentieel is voor duurzame zorg. Dat vraagt om plannen, langlopende processen en stapsgewijze verbetering. Teamleiders hebben een verantwoordelijkheid naar medewerkers én cliënten, maar kunnen die nauwelijks nemen als ze alleen reageren op het hier en nu.

Op de lange termijn is deze situatie onhoudbaar. Teamleiders lopen vast, innovaties stagneren en teams betalen uiteindelijk de prijs. Dit vraagt om gerichte actie.

1. Verklein de span of control
   In Nederland sturen leidinggevenden gemiddeld 14–20 medewerkers aan; in de zorg is dit vaak twee tot vijf keer zoveel. Kleiner organiseren geeft ruimte voor mens én taak. We zien steeds meer organisaties die hier bewust stappen in zetten.
2. Maak stafdiensten bondgenoten
   Hr en ict worden te vaak ervaren als verlengstuk van de top. Draai dat om. Een teamleider zei: “Na twee weken ziekte neemt hr het over. Wij richten ons op de aanwezigen.” Dat kleine verschil maakt grote impact.
3. Verminder bureaucratie
   Zorgprofessionals besteden gemiddeld 30 procent van hun tijd aan administratie. Dat kost energie en kwaliteit. Minder bureaucratie maakt ook het bureau van de teamleider letterlijk leger.
4. Investeer in leiderschapsontwikkeling
   Veel teamleiders zijn zorginhoudelijk sterk, maar missen leiderschapstraining. Coaching en ontwikkeling zijn cruciaal. Onderzoek van KPMG laat zien dat goed leiderschap direct samenhangt met betere zorg.

Zorgorganisaties kunnen het zich niet langer permitteren om teamleiders kopje onder te laten gaan in de dagelijkse hectiek. Hun rol is te belangrijk. Goede zorg begint niet bij regels of protocollen, maar bij leiders die ruimte, kennis en steun krijgen om hun teams écht verder te brengen.

Investeer in teamleiders. Want sterke leiders zorgen ervoor dat we nu en in de toekomst goede zorg kunnen blijven geven!

Door Patricia Lapré, Peter Gelens en Fenna de Man – drie adviseurs die geloven dat goede zorg begint bij sterk leiderschap